จดหมายเชิญจากบริษัทต่างประเทศต้องมีข้อมูลอะไร จึงใช้ยื่น Business Visa ได้

บริษัทคู่ค้าในต่างประเทศส่งจดหมายเชิญมาให้เพื่อใช้ยื่น Business Visa แต่ในจดหมายเขียนเพียงว่า “We would like to invite Mr. A for a business meeting.” พร้อมชื่อบริษัทและลายเซ็น ผู้สมัครอาจคิดว่าเอกสารครบแล้ว ทั้งที่ยังไม่เห็นรายละเอียดว่าประชุมเรื่องอะไร ไปวันไหน พบใคร และใครรับผิดชอบค่าใช้จ่าย

ปัญหาของจดหมายเชิญลักษณะนี้ไม่ใช่เพียงเรื่องรูปแบบ แต่คือ ข้อมูลยังไม่เพียงพอที่จะเชื่อมผู้สมัครเข้ากับเหตุผลทางธุรกิจของการเดินทาง โดยเฉพาะเมื่อบริษัทผู้เชิญกับนายจ้างของผู้สมัครเป็นคนละบริษัท

สำหรับการยื่น วีซ่าธุรกิจ ประเทศเชงเก้น กฎหมาย Visa Code ระบุให้ใช้จดหมายเชิญจากบริษัทหรือองค์กรเป็นหลักฐานวัตถุประสงค์ของการประชุมและกิจกรรมทางธุรกิจได้ แต่แต่ละประเทศยังมีรายละเอียดเอกสารแตกต่างกัน จึงไม่ควรถือว่าจดหมายรูปแบบเดียวใช้ได้ทุกสถานทูต

1. ทำไมจดหมายเชิญจากบริษัทต่างประเทศจึงสำคัญต่อ Business Visa

จดหมายเชิญหรือ Business Invitation Letter ใช้แสดงว่ามีบริษัทหรือองค์กรในประเทศปลายทางเชิญผู้สมัครไปทำกิจกรรมทางธุรกิจจริง เช่น ประชุม เจรจาคู่ค้า เข้าร่วมสัมมนา หรือติดต่อธุรกิจตามวัตถุประสงค์ที่ระบุ

จดหมายฉบับนี้ไม่ใช่เอกสารรับรองว่าจะได้รับวีซ่า แต่เป็นหลักฐานที่ช่วยตอบคำถามสำคัญว่า:

• ผู้สมัครจะเดินทางไปพบใคร
• บริษัทปลายทางเกี่ยวข้องกับผู้สมัครอย่างไร
• เหตุใดจึงต้องเดินทางไปประชุมด้วยตนเอง
• กำหนดการประชุมมีระยะเวลาเท่าใด
• กิจกรรมเกิดขึ้นที่สถานที่ใด
• ใครรับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

2. จดหมายเชิญ Business Visa ควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

ก่อนขอให้บริษัทต่างประเทศออกจดหมาย ควรส่งรายการข้อมูลที่ต้องการให้ผู้เชิญตรวจทีละส่วน โดยแยกระหว่างข้อมูลที่ช่วยยืนยันข้อเท็จจริงกับข้อกำหนดเฉพาะของประเทศที่ยื่น

บนมือถือสามารถเลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้

ควรใช้กระดาษหัวจดหมายบริษัทหรือไม่

ในทางจัดเอกสาร ควรให้บริษัทออกจดหมายบน Official Company Letterhead ที่มีชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อจริง เพราะช่วยให้ตรวจสอบแหล่งที่มาของจดหมายได้

อย่างไรก็ตาม ข้อบังคับเรื่องกระดาษหัวจดหมาย ตราประทับ ต้นฉบับ หรือลายเซ็นจริง ต้องยึดประเทศที่ยื่น ไม่ควรสรุปว่าเอกสารทุกประเทศมีรูปแบบเหมือนกัน

3. ข้อกำหนด Invitation Letter ต่างกันอย่างไรในแต่ละประเทศ

ตัวอย่างต่อไปนี้อ้างอิงข้อมูลทางการที่เกี่ยวข้องกับการขอวีซ่าธุรกิจ โดยเฉพาะการยื่นจากประเทศไทย ทั้งนี้ควรตรวจหน้า checklist ปัจจุบันก่อนใช้จริง

บนมือถือสามารถเลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้

ตัวอย่างจากเนเธอร์แลนด์

NetherlandsWorldwide ระบุใน Checklist สำหรับการยื่น Business Visa จากประเทศไทยว่า จดหมายจากบริษัทที่เชิญต้องระบุวัตถุประสงค์ ระยะเวลาการเยี่ยม และข้อมูลว่าผู้ใดจะรับผิดชอบค่าใช้จ่าย พร้อมเอกสารจากนายจ้างในประเทศไทย โดยในรายการหลักฐานการเงินมีข้อกำหนดเกี่ยวกับ Statement ย้อนหลัง 3 เดือนของฝ่ายที่รับผิดชอบค่าใช้จ่าย

ดู Checklist วีซ่าธุรกิจเนเธอร์แลนด์สำหรับผู้ยื่นในไทย

ตัวอย่างจากสวิตเซอร์แลนด์

Checklist วีซ่าธุรกิจสวิตเซอร์แลนด์สำหรับการยื่นในประเทศไทยมีรายละเอียดค่อนข้างเฉพาะเจาะจง โดยระบุให้ Signed Invitation Letter มีข้อมูลชื่อเต็ม วันเดือนปีเกิดและเลขพาสปอร์ตของผู้ได้รับเชิญ คำอธิบายกิจกรรม กำหนดการ ระยะเวลาพำนัก และผู้รับผิดชอบค่าเดินทาง อาหารและที่พัก รวมถึงข้อความเกี่ยวกับความรับผิดชอบต่อการเดินทางออกตามเงื่อนไขใน checklist

ดูเอกสาร Checklist วีซ่าธุรกิจสวิตเซอร์แลนด์

4. Invitation Letter ต่างจาก Sponsor Letter อย่างไร

จดหมายเชิญกับจดหมายรับผิดชอบค่าใช้จ่ายมีหน้าที่ต่างกัน แม้บางประเทศจะให้เขียนอยู่ในจดหมายเดียวกันได้

ตัวอย่างเช่น บริษัทเยอรมนีเชิญพนักงานบริษัทไทยไปประชุม แต่บริษัทไทยเป็นฝ่ายจ่ายค่าตั๋ว โรงแรมและค่าอาหารทั้งหมด จดหมายจากบริษัทเยอรมนีควรเป็นหลักฐานของการเชิญและประชุม ส่วนหนังสือบริษัทไทยควรอธิบายการรับผิดชอบค่าใช้จ่าย

หากบริษัทผู้เชิญต่างประเทศจ่ายค่าใช้จ่ายบางส่วน ก็ควรระบุเฉพาะรายการที่จ่ายจริง ไม่ควรเขียนว่า “All expenses covered” หากความจริงไม่ได้รับผิดชอบทั้งหมด

ถ้าต้องตรวจความสอดคล้องของรายได้และหลักฐานทางการเงินเพิ่มเติม ควรพิจารณา Statement ของฝ่ายที่ออกค่าใช้จ่ายให้สัมพันธ์กับจดหมายและแผนเดินทาง

5. ตัวอย่างโครงจดหมายเชิญภาษาอังกฤษสำหรับ Business Visa

ตัวอย่างนี้ใช้เป็นแนวทางจัดข้อมูล ไม่ใช่แบบฟอร์มทางการของสถานทูตใดสถานทูตหนึ่ง ก่อนนำไปใช้ต้องให้บริษัทผู้เชิญกรอกข้อมูลจริง ตรวจ checklist ประเทศปลายทาง และให้ผู้รับผิดชอบของบริษัทออกเอกสารด้วยตนเอง

หากผู้สมัครต้องอธิบายเหตุผลจากฝั่งตนเองเพิ่มเติม สามารถใช้ Cover Letter ประกอบได้เมื่อเหมาะสม แต่จดหมายจากผู้สมัครไม่ควรใช้แทนจดหมายเชิญจากบริษัทต่างประเทศที่ checklist กำหนด

6. มีจดหมายเชิญแล้ว ยังต้องแนบเอกสารอื่นอะไรอีก

Invitation Letter เป็นหลักฐานจุดประสงค์ ไม่ใช่เอกสารที่ทดแทนข้อกำหนดทั้งหมดของคำร้องวีซ่า ประเทศปลายทางอาจขอหลักฐานด้านการทำงาน การเงิน แผนเดินทางและที่พักเพิ่มเติม

บนมือถือสามารถเลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้

ในกรณีผู้สมัครเป็นผู้ยื่น วีซ่าเชงเก้น ควรตรวจเอกสารตามสถานทูตประเทศปลายทางหลัก ไม่ใช่ใช้รายการเอกสารของประเทศเชงเก้นอื่นโดยอัตโนมัติ

7. บริษัทต่างประเทศเชิญพนักงานหลายคน ใช้ Invitation Letter ฉบับเดียวได้ไหม

สำหรับการเดินทางเป็นกลุ่ม บางประเทศอาจยอมรับจดหมายฉบับรวมที่ระบุชื่อผู้เดินทางทุกคน แต่ไม่ควรตีความว่าการมีเอกสารรวมหนึ่งฉบับทำให้ใช้คำร้องวีซ่าร่วมกันได้

ตัวอย่างเช่น บริษัทไทยส่งผู้จัดการฝ่ายขายและวิศวกรไปพบคู่ค้าในเยอรมนีพร้อมกัน แม้จะใช้ห้องประชุมเดียวกัน แต่บทบาทของผู้จัดการฝ่ายขายอาจเป็นการเจรจาสัญญา ขณะที่วิศวกรไปหารือรายละเอียดผลิตภัณฑ์ จึงควรสะท้อนบทบาทจริงให้ชัดใน Agenda หรือเอกสารแต่ละคน

หากผู้สมัครแต่ละคนเดินทางต่างวันหรือมีสถานที่ประชุมต่างกัน อาจเหมาะกับการให้ผู้เชิญทำจดหมายแยกรายบุคคลเพื่อป้องกันความสับสน ทั้งนี้ต้องตรวจว่าประเทศที่ยื่นมีข้อบังคับเฉพาะหรือไม่

8. ข้อผิดพลาดใน Business Invitation Letter ที่ควรแก้ก่อนยื่น

ความเสี่ยงจากเอกสารเชิญไม่ได้มีแค่การขาดลายเซ็น หลายครั้งข้อมูลครบเป็นส่วน ๆ แต่เมื่อเทียบกับเอกสารผู้สมัครแล้วกลับไม่สอดคล้องกัน

บนมือถือสามารถเลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้

9. Checklist ตรวจจดหมายเชิญก่อนยื่น Business Visa

ก่อนส่งเอกสารเข้าสู่ขั้นตอนยื่นวีซ่า สามารถตรวจตามลำดับต่อไปนี้เพื่อแยกปัญหาที่ต้องให้บริษัทต่างประเทศแก้ ออกจากปัญหาที่ต้องแก้ในแฟ้มของผู้สมัคร

10. แหล่งข้อมูลทางการสำหรับตรวจ Business Invitation Letter

ข้อกำหนดอาจเปลี่ยนแปลงตามประเทศ สัญชาติ สถานที่ยื่น และประเภทกิจกรรม โดยเฉพาะกรณีประชุม ฝึกอบรม ติดตั้งเครื่องจักร หรือกิจกรรมที่อาจเกี่ยวข้องกับการทำงาน จึงควรตรวจว่า Business Visa หรือสถานะผู้มาเยือนที่เลือกครอบคลุมกิจกรรมจริงหรือไม่

❓ คำถามที่ถามบ่อย