วีซ่าไปงานแฟร์สำหรับ Buyer กับ Exhibitor ใช้เอกสารต่างกันอย่างไร

บริษัทไทยสองแห่งกำลังจะเดินทางไปงานแฟร์ที่เยอรมนี บริษัทแรกส่งฝ่ายจัดซื้อไปพบซัพพลายเออร์และคัดเลือกสินค้า ส่วนอีกบริษัทเช่าพื้นที่ออกบูธเพื่อนำสินค้าไปแสดงและหาลูกค้า แม้จะเดินทางไปงานเดียวกัน แต่เอกสารที่ใช้แสดงเหตุผลในการเดินทางไม่ควรเหมือนกันทั้งหมด

สำหรับผู้เดินทางในฐานะ Buyer จุดสำคัญคือพิสูจน์ว่าไปชมงาน เจรจาซื้อสินค้า หรือพบคู่ค้าจริง ส่วน Exhibitor ต้องพิสูจน์เพิ่มเติมว่าบริษัทมีสิทธิร่วมออกบูธในงานนั้น และผู้สมัครเป็นบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ไปทำหน้าที่ดังกล่าว

ในบริบทของ วีซ่าธุรกิจ สำหรับเชงเก้น เอกสารแสดงความสัมพันธ์ทางธุรกิจ หนังสือเชิญ และบัตรเข้างานเป็นหลักฐานที่เกี่ยวข้องได้ แต่ไม่ได้มี checklist เดียวที่ใช้กับทุกประเทศหรือทุกลักษณะกิจกรรม จึงต้องตรวจประเทศปลายทางและหน้าที่ที่ผู้สมัครจะทำจริงด้วย

1. Buyer กับ Exhibitor ต่างกันตรงไหนในการยื่นวีซ่าไปงานแฟร์

คำว่า Buyer และ Exhibitor ไม่ได้เป็นชื่อประเภทวีซ่าที่ใช้เหมือนกันทั่วโลก แต่เป็นบทบาทของผู้เดินทาง เมื่อยื่นคำร้อง เจ้าหน้าที่จะพิจารณาวัตถุประสงค์และกิจกรรมจริงประกอบกับกฎของประเทศนั้น

ตัวอย่างเช่น เจ้าของร้านค้าจากประเทศไทยไปงานเครื่องใช้ไฟฟ้าเพื่อหาสินค้ามาจำหน่าย อาจเป็น Buyer ขณะที่บริษัทผลิตเครื่องใช้ไฟฟ้าของไทยซึ่งเช่าบูธเพื่อนำแบรนด์ไปแสดง เป็น Exhibitor

2. ตารางเปรียบเทียบเอกสาร Buyer กับ Exhibitor

เอกสารส่วนบุคคลและหลักฐานการเงินมีส่วนที่คล้ายกัน แต่เอกสารที่พิสูจน์วัตถุประสงค์ของทั้งสองฝ่ายแตกต่างชัดเจน

บนมือถือสามารถเลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้

3. Buyer ไปงานแฟร์ ควรเตรียมหลักฐานอะไรให้เห็นว่าไปทำธุรกิจจริง

จุดที่ควรให้ความสำคัญคือการแสดงว่า ผู้สมัครไม่ได้เพียงรู้จักชื่องานแฟร์ แต่มีเหตุผลทางธุรกิจที่สัมพันธ์กับกิจการหรือตำแหน่งงานของตนเอง

หลักฐานการเข้าร่วมงาน

• Visitor Registration หรือ Buyer Registration จากระบบงานจริง
• Buyer Pass หรือ E-ticket หากผู้จัดงานออกให้
• รายละเอียดชื่อ สถานที่ และวันจัดงาน
• จดหมายเชิญจากผู้จัดงานหรือบริษัทคู่ค้า หากมีหรือถูกกำหนด
• กำหนดการนัดพบซัพพลายเออร์ หรือ Meeting Confirmation หากนัดหมายไว้แล้ว

Buyer ที่เดินทางไปงานแฟร์เพื่อหาสินค้าต้องทำให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่าง ธุรกิจที่ทำอยู่ในประเทศไทย กับ สินค้าที่ต้องการไปดู

หลักฐานธุรกิจจากประเทศไทย

ถ้าเป็นเจ้าของกิจการ อาจใช้เอกสารทะเบียนธุรกิจ รายละเอียดสินค้า เว็บไซต์หรือช่องทางจำหน่ายที่ตรวจสอบได้ และเอกสารทางการเงินตามข้อกำหนด ส่วนพนักงานฝ่ายจัดซื้อควรมีหนังสือจากนายจ้างระบุหน้าที่และเหตุผลที่บริษัทส่งไปงาน

ตัวอย่างดังกล่าวใช้เป็นแนวทางการเขียนเท่านั้น ต้องปรับให้ตรงกับกิจกรรมจริง ไม่ควรระบุว่ามีนัดกับบริษัทใด หากยังไม่มีการนัดหมายเกิดขึ้น

4. Exhibitor ต้องพิสูจน์สิทธิการออกบูธอย่างไร

สำหรับ Exhibitor หลักฐานที่แตกต่างจาก Buyer คือเอกสารที่ยืนยันว่า บริษัทได้เข้าร่วมแสดงสินค้าในงานนั้นจริง ไม่ใช่เพียงลงทะเบียนเป็นผู้เข้าชมทั่วไป

เอกสารที่ควรตรวจจากผู้จัดงาน

• Exhibitor Confirmation หรือหนังสือตอบรับเข้าร่วมงาน
• Booth Booking หรือหลักฐานได้รับการจัดสรรพื้นที่
• Booth Number / Hall Number หากมีการประกาศแล้ว
• Exhibitor Pass ที่ระบุชื่อผู้เดินทางตามข้อกำหนด
• รายละเอียดสินค้าและชื่อบริษัทผู้แสดง
• หลักฐานค่าจองพื้นที่หรือสัญญาเช่าบูธ หากเกี่ยวข้อง
• หนังสือจากบริษัทมอบหมายหน้าที่ให้ผู้สมัครเดินทางไปดูแลการจัดแสดง

ถ้าผู้สมัครเป็นพนักงานที่บริษัทส่งไปดูแลบูธ

ควรมีหนังสือรับรองการทำงานหรือ Assignment Letter ระบุชื่อพนักงาน ตำแหน่ง ช่วงวันที่ และหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย เช่น การอธิบายสินค้า ประสานงานกับลูกค้า หรือดูแลการจัดแสดง

หากบริษัทมีพนักงานหลายคนเดินทางไปออกบูธเดียวกัน ควรตรวจข้อมูลและเอกสารแต่ละคนแยกต่างหาก โดยเฉพาะชื่อบน Exhibitor Pass และหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ไม่ควรใช้บัตรในชื่อพนักงานคนเดียวแทนทั้งทีม

5. Buyer กับ Exhibitor ใช้ Statement และ Sponsor Letter ต่างกันหรือไม่

หลักการเรื่องผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายไม่ได้เปลี่ยนไปเพียงเพราะเป็น Buyer หรือ Exhibitor สิ่งที่ต้องตรวจคือใครออกค่าใช้จ่ายในทริปจริง และ checklist ต้องการหลักฐานการเงินจากใครบ้าง

บนมือถือสามารถเลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้

การเตรียม Statement ควรดูความสอดคล้องระหว่างเจ้าของบัญชี รายได้ และค่าใช้จ่ายของทริป ไม่ใช่พิจารณาแค่ยอดเงินคงเหลือเพียงอย่างเดียว

ถ้าใช้ จดหมายเชิญ จากผู้จัดงานหรือคู่ค้า ต้องตรวจด้วยว่าข้อความเรื่องค่าใช้จ่ายตรงกับหนังสือรับรองจากบริษัทไทยหรือไม่

6. ไปออกบูธแล้วทำกิจกรรมอะไรได้บ้าง ต้องตรวจสิทธิทำงานหรือไม่

นี่คือประเด็นที่ควรตรวจตั้งแต่ก่อนเลือกประเภทวีซ่า เพราะ การเข้าร่วมงานแฟร์ไม่ได้หมายความว่าทุกกิจกรรมในงานได้รับอนุญาตเหมือนกัน

การเข้าชมงาน เจรจาซื้อสินค้า ประชุมกับคู่ค้า การแสดงสินค้า และการทำงานติดตั้งอุปกรณ์ อาจถูกจัดอยู่ภายใต้เงื่อนไขที่แตกต่างกันตามกฎหมายของประเทศปลายทาง

หากบริษัทจะส่งทีมไปติดตั้งอุปกรณ์ สาธิตเครื่องจักรที่ต้องดำเนินการเชิงเทคนิค หรือรับค่าจ้างทำงานภายในประเทศปลายทาง ควรตรวจข้อกำหนดกับสถานทูตหรือหน่วยงานแรงงานที่เกี่ยวข้องก่อน ไม่ควรอาศัยเพียง Exhibitor Pass เป็นหลักฐานสิทธิทำงาน

7. ไปงานแฟร์เยอรมนี Buyer กับ Exhibitor มีข้อแตกต่างเรื่องค่าธรรมเนียมวีซ่าหรือไม่

มีประเด็นเฉพาะของเยอรมนีที่ควรรู้ โดยเฉพาะผู้สมัครที่เป็น Exhibitor ซึ่งมีเอกสารจากผู้จัดงานแสดงสินค้าตามเงื่อนไข

จากข้อมูลของ สถานทูตเยอรมนี กรุงเทพฯ การเดินทางไปติดต่อธุรกิจ ประชุม หรือเยี่ยมชมงานแฟร์อยู่ในขอบเขตการยื่นวีซ่าธุรกิจ และมีการกล่าวถึงบัตรเข้างานหรือบัตร Exhibitor เป็นหลักฐานจุดประสงค์การเดินทาง

ความแตกต่างนี้ไม่ได้แปลว่าเพียงมีสัญญาจองบูธหรือ Visitor Pass แล้วจะได้รับการยกเว้นค่าธรรมเนียมทันที ต้องตรวจว่าเอกสารเป็นบัตรผู้แสดงสินค้าตามเงื่อนไขจริง และการยกเว้นค่าธรรมเนียมวีซ่าไม่ได้หมายความว่าค่าบริการของศูนย์รับคำร้องหรือค่าใช้จ่ายอื่นจะได้รับการยกเว้นด้วยเสมอไป

แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องคือ Federal Foreign Office — Visas for Germany ควรตรวจข้อมูลค่าธรรมเนียมและวิธีรับสิทธิอีกครั้งก่อนยื่นจริง

8. ตัวอย่างการจัดเอกสาร Buyer และ Exhibitor ตามสถานการณ์

9. ข้อผิดพลาดที่ควรตรวจเมื่อขอวีซ่าไปงานแฟร์

10. Checklist เตรียมเอกสารก่อนยื่นวีซ่าไปงานแฟร์

สามารถใช้รายการต่อไปนี้เป็นแนวทางตรวจความสอดคล้องของแฟ้ม โดยเพิ่มหรือลดตาม checklist ทางการของประเทศที่ยื่น

หากต้องใช้จดหมายชี้แจงเพิ่มเติม สามารถจัดทำ Cover Letter ตามเหตุผลที่ตรวจสอบได้ โดยไม่ใช้แทนหลักฐาน Registration หรือเอกสารที่ประเทศปลายทางกำหนดให้ยื่นโดยตรง

11. แหล่งข้อมูลทางการสำหรับตรวจวีซ่าไปงานแฟร์

ข้อมูลในบทความนี้ใช้หลักการของวีซ่าธุรกิจเชงเก้นสำหรับการเดินทางระยะสั้นเป็นฐาน และยกตัวอย่างข้อกำหนดเฉพาะประเทศเมื่อจำเป็น หากจะยื่นประเทศอื่น เช่น สหราชอาณาจักร สหรัฐอเมริกา ญี่ปุ่น หรือจีน ต้องตรวจข้อกำหนดของประเทศนั้นแยกต่างหาก

❓ คำถามที่ถามบ่อย