การไปงานแฟร์ต่างประเทศดูเหมือนเรื่องง่าย แค่ลงทะเบียนงาน จองตั๋ว และเตรียมเดินทาง แต่ในมุมวีซ่า สิ่งสำคัญคือ “ต้องเลือกประเภทวีซ่าและประเทศที่ยื่นให้ตรงกับวัตถุประสงค์จริง” โดยเฉพาะคนที่เดินทางไปงาน Canton Fair ที่จีน หรือไปงานแฟร์ยุโรปในประเทศเชงเก้นหลายเมือง

หลายเคสพลาดเพราะเอกสารงานแฟร์มีจริง แต่คำร้องวีซ่าเล่าเรื่องไม่ชัด เช่น บอกว่าไปดูสินค้า แต่ไม่มีหลักฐานลงทะเบียนงาน บอกว่าไปพบซัพพลายเออร์ แต่ไม่มีนัดหมายหรืออีเมลธุรกิจ หรือไปหลายประเทศในยุโรปแต่เลือกประเทศยื่นไม่สัมพันธ์กับงานหลัก

บทความนี้จะช่วยแยกให้ชัดว่า วีซ่าสำหรับไป Canton Fair กับ งานแฟร์ยุโรป ต้องคิดต่างกันอย่างไร เอกสารอะไรควรเตรียม และจุดไหนที่ควรให้ทีมผู้เชี่ยวชาญช่วยตรวจ ก่อนยื่นวีซ่าธุรกิจจริง

Canton Fair กับงานแฟร์ยุโรป ต่างกันอย่างไรในมุมวีซ่า

แม้ทั้งสองแบบจะเป็น “การเดินทางไปงานแฟร์” เหมือนกัน แต่ในมุมวีซ่าต้องแยกคนละระบบ เพราะ Canton Fair อยู่ที่ประเทศจีน ส่วนงานแฟร์ยุโรปอาจอยู่ในเขตเชงเก้น เช่น เยอรมนี ฝรั่งเศส อิตาลี ออสเตรีย สเปน เนเธอร์แลนด์ หรือสวิตเซอร์แลนด์

ดังนั้น เอกสารบางส่วนคล้ายกัน เช่น หลักฐานลงทะเบียนงาน หนังสือบริษัท Statement และแผนเดินทาง แต่ประเภทวีซ่า หน่วยงานที่พิจารณา checklist และวิธีเลือกประเทศยื่นจะแตกต่างกัน

Canton Fair China Business Visa Schengen Business Visa Trade Fair Supplier Visit Exhibition

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

ไป Canton Fair ต้องเตรียมเอกสารวีซ่าธุรกิจอย่างไร

Canton Fair หรือ China Import and Export Fair เป็นงานแสดงสินค้าขนาดใหญ่ที่ผู้ประกอบการจำนวนมากใช้เพื่อหาโรงงาน ซัพพลายเออร์ สินค้าใหม่ และโอกาสนำเข้าส่งออก การยื่นวีซ่าสำหรับทริปนี้ควรทำให้เห็นว่า ผู้สมัครไม่ได้ไปเที่ยวทั่วไป แต่ไปเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจจริง

เอกสารที่มักเกี่ยวข้อง ได้แก่ หลักฐานลงทะเบียนงาน Canton Fair, invitation หรือเอกสารจากระบบผู้ซื้อ, เอกสารบริษัทไทย, หลักฐานธุรกิจ, แผนเดินทาง, การจองที่พัก, ตั๋วเครื่องบิน, Statement และ Cover Letter ที่อธิบายว่าการไปงานนี้เชื่อมกับธุรกิจของผู้สมัครอย่างไร

ไปงานแฟร์ยุโรป ต้องยื่นวีซ่าเชงเก้นประเทศไหน

งานแฟร์ยุโรปมีหลายประเทศและหลายอุตสาหกรรม เช่น งานแฟร์เครื่องจักรที่เยอรมนี งานอาหารที่ฝรั่งเศส งานดีไซน์ที่อิตาลี งานอุตสาหกรรมที่ออสเตรีย หรืองาน trade show ในสวิตเซอร์แลนด์ การยื่นวีซ่าควรเริ่มจากดูว่า “ประเทศไหนเป็นปลายทางหลักของทริป”

หากงานหลักจัดที่เยอรมนีและอยู่เยอรมนีนานที่สุด ก็ควรพิจารณายื่นกับเยอรมนี หากงานหลักอยู่ออสเตรียและมีเอกสารเชิญจากบริษัทออสเตรีย ก็ควรจัดเอกสารให้เห็นว่าออสเตรียเป็น main destination จริง ไม่ควรเลือกประเทศยื่นจากความรู้สึกว่าง่ายหรือคิวว่างเท่านั้น

เอกสารหลักที่ใช้พิสูจน์ว่าไปงานแฟร์จริง

เคสงานแฟร์ต้องพิสูจน์ให้ได้ว่า ผู้สมัครมีเหตุผลทางธุรกิจในการเดินทาง ไม่ใช่เพียงใช้ชื่อ event มาเป็นเหตุผลประกอบทริปเที่ยว เอกสารงานแฟร์จึงควรชัด ตรวจสอบได้ และสัมพันธ์กับธุรกิจของผู้สมัคร

สำหรับเคสที่ผู้สมัครเป็นเจ้าของกิจการ เอกสารควรช่วยยืนยันว่ากิจการมีตัวตนจริงและงานแฟร์นั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น ขายสินค้าในหมวดเดียวกับงาน นำเข้าสินค้า หาตัวแทนจำหน่าย หาซัพพลายเออร์ หรือขยายตลาดต่างประเทศ

เอกสารบริษัทควรอธิบายอะไรสำหรับงานแฟร์

เอกสารบริษัทเป็นส่วนที่ทำให้เจ้าหน้าที่เห็นว่า การเดินทางไปงานแฟร์ไม่ได้เป็นความสนใจส่วนตัวลอย ๆ แต่เกี่ยวข้องกับงานหรือธุรกิจจริง โดยเฉพาะกรณีบริษัทส่งพนักงานไป หรือเจ้าของกิจการเดินทางไปเอง

หนังสือบริษัทควรระบุชื่อผู้สมัคร ตำแหน่ง บทบาทในบริษัท ชื่องานแฟร์ ประเทศที่เดินทาง วันที่เดินทาง วัตถุประสงค์ เช่น sourcing, supplier meeting, product inspection, market research หรือ business negotiation และผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย

หากต้องการให้เอกสารบริษัทอ่านชัดขึ้น สามารถใช้บริการ รับทำเอกสารบริษัทสำหรับวีซ่าธุรกิจ เพื่อวางข้อมูลให้ตรงกับจดหมายเชิญ Statement และแผนเดินทาง

Statement และค่าใช้จ่ายสำหรับทริปงานแฟร์

ทริปงานแฟร์มักมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าทริปท่องเที่ยวทั่วไป เพราะอาจมีค่าตั๋วเครื่องบินช่วง peak, โรงแรมใกล้สถานที่จัดงาน, ค่าเข้างาน, ค่าเดินทางระหว่างเมือง และบางครั้งมีหลายประเทศในทริปเดียว Statement จึงต้องสัมพันธ์กับแผนค่าใช้จ่ายจริง

ถ้าผู้สมัครออกค่าใช้จ่ายเอง Statement ส่วนตัวควรอธิบายรายได้และเงินเก็บได้ชัด หากบริษัทเป็นผู้จ่าย ควรมีหนังสือรับรองค่าใช้จ่ายและเอกสารบริษัทประกอบ หากเป็นเจ้าของกิจการ อาจต้องดูทั้งบัญชีส่วนตัวและบัญชีบริษัทตามความเหมาะสม

หากบัญชีมีรายการซับซ้อน สามารถใช้บริการ รับตรวจ Statement วีซ่า เพื่อดูว่าควรใช้บัญชีไหน อธิบายเงินก้อนอย่างไร และต้องเสริมเอกสารการเงินส่วนใดก่อนยื่นจริง

ไปหลายงาน หลายประเทศ วางแผนวีซ่าอย่างไร

ผู้ประกอบการบางคนวางทริปแบบคุ้มค่า เช่น ไป Canton Fair ที่กวางโจว แล้วต่อไปพบ supplier อีกเมือง หรือบางคนไปยุโรปเพื่อเข้างานแฟร์เยอรมนี ต่อด้วยเจรจาคู่ค้าที่ออสเตรีย แล้วปิดทริปที่อิตาลี กรณีแบบนี้ต้องวางแผนวีซ่าอย่างละเอียดกว่าปกติ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้เคสงานแฟร์ดูอ่อน

เคสงานแฟร์ที่ดูอ่อนมักเกิดจากการเตรียมเอกสารแบบ “มีงานแฟร์จริง แต่ไม่ได้เชื่อมกับธุรกิจจริง” หรือเลือกวีซ่าผิดจากแผนเดินทาง ทำให้เจ้าหน้าที่ไม่เห็นความจำเป็นของการเดินทาง

ตัวอย่างเคสที่ควรวางเอกสารให้ละเอียด

เคสที่ 1: เจ้าของร้านออนไลน์ไป Canton Fair เพื่อหาสินค้านำเข้า

ควรเตรียมเอกสารที่เชื่อมธุรกิจออนไลน์กับหมวดสินค้าที่จะไปดู เช่น เว็บไซต์ร้านค้า ช่องทางขายสินค้า ใบสั่งซื้อเดิม หรือแผน sourcing เพื่อให้เห็นว่าการไป Canton Fair มีเป้าหมายทางธุรกิจจริง ไม่ใช่แค่ไปเดินชมงานทั่วไป

เคสที่ 2: ทีมจัดซื้อไปงานแฟร์เยอรมนีและต่อประชุมที่ออสเตรีย

ต้องดูว่างานหลักอยู่ประเทศไหน และประเทศที่ประชุมต่อมีน้ำหนักแค่ไหน หากงานหลักคือเยอรมนี แต่ยื่นออสเตรียเพราะมีนัดประชุมสั้น ๆ อาจต้องทบทวนประเทศที่ควรยื่นให้ตรงกับแผนจริง

เคสที่ 3: บริษัทออกค่าใช้จ่ายให้พนักงานไปงานแฟร์ยุโรป

บริษัทควรออกหนังสือส่งตัวและหนังสือรับรองค่าใช้จ่ายที่ชัดเจน ระบุวัตถุประสงค์ของการเดินทางและบทบาทของพนักงาน หากเอกสารการเงินเป็นของบริษัท ควรทำให้สอดคล้องกับค่าใช้จ่ายที่ระบุในหนังสือบริษัท

Co Journey Visa ช่วยอะไรได้บ้างสำหรับวีซ่าไปงานแฟร์

การยื่นวีซ่าไปงานแฟร์มักต้องประสานเอกสารหลายส่วน ทั้งเอกสารจากงาน เอกสารบริษัท เอกสารการเงิน และแผนเดินทาง หากทำแยกกันโดยไม่ตรวจภาพรวม อาจเกิดข้อมูลขัดกันได้ง่าย

• ช่วยประเมินว่าควรวางเคสเป็นวีซ่าธุรกิจประเภทใด
• ช่วยดูประเทศที่ควรยื่นสำหรับงานแฟร์ยุโรปหรือเชงเก้น
• ช่วยตรวจ invitation, registration, badge หรือหลักฐานจากงานแฟร์
• ช่วยทำหนังสือบริษัท หนังสือส่งตัว หรือหนังสือรับรองค่าใช้จ่าย
• ช่วยตรวจ Statement และผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย
• ช่วยเขียน Cover Letter อธิบายวัตถุประสงค์ของการไปงานแฟร์
• ช่วยตรวจแผนเดินทางหลายประเทศให้ไม่ขัดกับหลักประเทศปลายทางหลัก

แหล่งข้อมูลทางการที่ควรตรวจสอบก่อนยื่นจริง

ข้อมูลเรื่องวันจัดงานแฟร์ invitation, registration, checklist วีซ่า ค่าธรรมเนียม ระยะเวลาพิจารณา และกฎการยื่นอาจเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจสอบจากแหล่งทางการก่อนยื่นจริงทุกครั้ง

ควรให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูเคสงานแฟร์เมื่อไหร่

บางเคสงานแฟร์ตรงไปตรงมา ลงทะเบียนงานชัด บริษัทออกเอกสารครบ และเดินทางประเทศเดียว อาจจัดเอกสารเองได้ แต่หากมีหลายประเทศ หลายงาน หรือเอกสารธุรกิจซับซ้อน ควรให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูตั้งแต่ต้น

• ไป Canton Fair และต้องใช้ invitation หรือเอกสารลงทะเบียนประกอบวีซ่า
• ไปงานแฟร์ยุโรปหลายประเทศและไม่แน่ใจว่าต้องยื่นประเทศไหน
• เป็นเจ้าของกิจการที่ต้องอธิบายธุรกิจ รายได้ และเหตุผลเดินทาง
• บริษัทส่งพนักงานไปและต้องทำหนังสือส่งตัวหรือรับรองค่าใช้จ่าย
• Statement มีเงินก้อน รายได้หลายทาง หรือค่าใช้จ่ายทริปสูง
• ต้องการขอ Multiple Entry เพราะมีงานแฟร์หรือประชุมหลายรอบ
• เคยถูกปฏิเสธวีซ่าและต้องการวางเคสใหม่ให้รอบคอบ

❓ คำถามที่ถามบ่อย (FAQ)