ก่อนจ่ายค่าบูธต่างประเทศ ต้องตรวจสอบผู้จัดงานและจำนวนผู้เข้าชมอย่างไร

ผู้จัดบางรายเสนอส่วนลด Early Bird พร้อมแจ้งว่างานมีผู้เข้าชมหลายหมื่นคนและเหลือพื้นที่เพียงไม่กี่บูธ ทำให้บริษัทรีบชำระเงินก่อนตรวจรายละเอียด แต่หลังจากนั้นกลับพบว่างานเพิ่งจัดเป็นครั้งแรก สถานที่ยังไม่ได้ยืนยัน หรือยอดผู้เข้าชมที่นำเสนอรวมทั้งผู้แสดงสินค้า นักเรียน เจ้าหน้าที่ และการเข้าออกซ้ำหลายวัน

อีกสถานการณ์หนึ่งคืองานจัดจริงและมีคนจำนวนมาก แต่คนเหล่านั้นไม่ใช่ผู้นำเข้า Distributor ฝ่ายจัดซื้อ หรือผู้มีอำนาจตัดสินใจในตลาดของบริษัท ค่าใช้จ่ายจึงไม่ได้สูญเสียเพราะเป็นงานปลอม แต่สูญเสียเพราะเลือกงานผิดกลุ่มเป้าหมาย

ก่อนจ่ายค่าบูธจึงต้องตรวจสองเรื่องแยกกัน ได้แก่ ผู้จัดและงานมีตัวตนจริงหรือไม่ และ ผู้เข้าชมที่ผู้จัดกล่าวถึงมีคุณภาพตรงกับเป้าหมายธุรกิจหรือไม่

1. ตรวจงานให้ครบ 4 ชั้นก่อนดูราคา

การตรวจสอบไม่ควรเริ่มจากคำถามว่า “บูธละเท่าไร” แต่ควรเริ่มจากการพิสูจน์ว่างานมีโครงสร้างที่ตรวจสอบได้ และกลุ่มผู้เข้าชมมีคุณค่าพอให้บริษัทลงทุนหรือไม่

2. ตรวจตัวตนผู้จัดงานอย่างไรให้มากกว่าแค่ดูเว็บไซต์

เว็บไซต์และ Social Media สร้างขึ้นได้รวดเร็ว สิ่งที่ควรตรวจคือความสัมพันธ์ระหว่างชื่อแบรนด์งาน ชื่อนิติบุคคลในสัญญา ชื่อผู้ออกใบแจ้งหนี้ และชื่อบัญชีที่รับเงิน

ข้อมูลที่ควรขอจากผู้จัด

• ชื่อจดทะเบียนเต็มของบริษัทหรือองค์กร
• เลขทะเบียนนิติบุคคลหรือเลขภาษี
• ที่อยู่สำนักงานที่ตรวจสอบได้
• ชื่อและตำแหน่งของผู้มีอำนาจลงนาม
• เว็บไซต์หลักและอีเมลภายใต้โดเมนบริษัท
• ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และสัญญาที่ออกในนามเดียวกัน
• รายละเอียดบัญชีธนาคารและประเทศที่เปิดบัญชี
• กรณีมีตัวแทนขาย ต้องมีหนังสือแต่งตั้งจากผู้จัดหลัก

หลังได้รับข้อมูล ควรตรวจในทะเบียนบริษัทของประเทศที่นิติบุคคลนั้นจดทะเบียน ดูสถานะบริษัท วันที่ก่อตั้ง ประเภทธุรกิจ และที่อยู่ หากชื่อบริษัทในทะเบียนไม่สัมพันธ์กับผู้จัดงาน ควรถามให้ชัดก่อนดำเนินการ

3. ยืนยันวันและสถานที่จัดงานจากแหล่งที่ไม่ได้มาจากผู้จัด

ผู้จัดอาจใส่ชื่อศูนย์ประชุมหรือโรงแรมที่มีชื่อเสียงไว้ในเอกสารการขาย แต่บริษัทควรตรวจปฏิทินกิจกรรมของสถานที่จัดงาน และติดต่อสถานที่โดยตรงเมื่อมีความไม่แน่ใจ

อย่างน้อยควรตรวจ 5 จุด

1. ชื่องานปรากฏใน Event Calendar ของสถานที่หรือไม่
2. วันที่และ Hall ตรงกับเอกสารขายหรือไม่
3. ผู้จัดหรือบริษัทผู้ทำสัญญากับสถานที่คือใคร
4. งานจัดร่วมกับงานอื่น หรือเป็นเพียงกิจกรรมย่อยภายในงานใหญ่หรือไม่
5. Floor Plan ที่ฝ่ายขายส่งมาตรงกับ Hall และพื้นที่จริงหรือไม่

นอกจากนี้ควรตรวจเว็บไซต์ของสมาคมอุตสาหกรรม หน่วยงานส่งเสริมการค้า สถานทูตพาณิชย์ หรือพันธมิตรที่ผู้จัดกล่าวถึง หากมีโลโก้หน่วยงานบนเว็บไซต์ แต่ไม่พบประกาศหรือข้อมูลจากหน่วยงานนั้น ควรสอบถามสถานะความร่วมมือให้ชัด

4. จำนวนผู้เข้าชม 50,000 คน อาจไม่ได้หมายถึงคน 50,000 คน

คำว่า Visitors, Attendance, Visits, Registrations และ Trade Buyers ไม่ใช่คำเดียวกัน หากฝ่ายขายระบุเพียงตัวเลขโดยไม่มีคำจำกัดความ บริษัทอาจกำลังเปรียบเทียบข้อมูลคนละประเภท

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

5. จำนวนผู้เข้าชมมากไม่สำคัญเท่ากลุ่มผู้ซื้อที่ตรงกับธุรกิจ

บริษัทที่ขายวัตถุดิบให้โรงงานไม่ควรเลือกงานเพียงเพราะมีผู้บริโภคเข้าชมจำนวนมาก เช่นเดียวกับผู้ผลิตสินค้า Private Label ที่ต้องการ Importer ไม่ควรวัดความน่าสนใจจากยอดนักเรียน สื่อ หรือผู้เข้าชมทั่วไป

ข้อมูล Audience Profile ที่ควรขอ

• ประเทศที่ผู้เข้าชมเดินทางมาจาก
• ประเภทธุรกิจ เช่น Importer, Distributor, Retailer, Manufacturer หรือ Service Provider
• อุตสาหกรรมและหมวดสินค้าที่สนใจ
• ระดับตำแหน่ง เช่น Owner, C-level, Procurement, Manager หรือ Staff
• ขนาดบริษัทหรือช่วงรายได้ หากมีข้อมูลแบบรวม
• สัดส่วนผู้ซื้อที่มีอำนาจอนุมัติหรือมีส่วนร่วมในการตัดสินใจ
• จำนวน Hosted Buyers และหลักเกณฑ์การคัดเลือก
• จำนวน Business Matching Meetings ที่เกิดขึ้นจริง
• สัดส่วนผู้เข้าชมครั้งแรกเทียบกับผู้เข้าชมเดิม

6. หลักฐานอะไรที่ควรขอจากฝ่ายขายก่อนอนุมัติงบ

ฝ่ายขายของงานที่มีระบบควรสามารถให้เอกสารหรือข้อมูลอ้างอิงได้มากกว่าประโยคในโบรชัวร์ แม้บางข้อมูลรายบุคคลจะเปิดเผยไม่ได้เพราะข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัว แต่ข้อมูลรวมและวิธีนับควรอธิบายได้

เมื่อได้รับ Post-show Report ควรตรวจว่าตัวเลขในแต่ละหน้าใช้ฐานเดียวกันหรือไม่ เช่น หน้าแรกระบุผู้เข้าร่วม 30,000 คน แต่หน้าสรุประบุ Trade Visitors 12,000 คน ความต่างอาจมีเหตุผลได้ แต่ต้องเข้าใจว่าอีก 18,000 คนเป็นกลุ่มใด

7. ผู้แสดงสินค้าปีก่อนคือแหล่งข้อมูลที่ช่วยลดความเสี่ยงได้มาก

รายงานของผู้จัดมักแสดงภาพรวมในด้านบวก การพูดคุยกับบริษัทที่เคยออกบูธ โดยเฉพาะบริษัทที่มีสินค้าและตลาดใกล้เคียงกัน จะช่วยให้เห็นปัญหาหน้างานและคุณภาพ Leads ที่รายงานสรุปอาจไม่ได้กล่าวถึง

คำถามที่ควรถามผู้แสดงสินค้าปีก่อน

• ผู้เข้าชมตรงกับลูกค้าเป้าหมายมากน้อยเพียงใด
• วันใดและช่วงเวลาใดมี Buyer มากที่สุด
• ได้ Qualified Leads ประมาณกี่ราย
• มีนัดติดตามหลังงานจริงกี่ราย
• ระบบ Business Matching ใช้งานได้จริงหรือไม่
• ทำเล Hall และ Zone มีผลต่อ Traffic แค่ไหน
• ผู้จัดตอบสนองต่อปัญหาหน้างานเร็วหรือไม่
• มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ไม่ชัดในตอนสมัครหรือไม่
• หากเลือกได้ จะกลับไปออกงานเดิมหรือไม่ เพราะอะไร

8. ตรวจสัญญาและบัญชีรับเงินก่อนกดอนุมัติการโอน

แม้งานและผู้จัดมีตัวตนจริง บริษัทก็ยังอาจขาดทุนจากเงื่อนไขสัญญาที่ไม่ชัด เช่น ผู้จัดเปลี่ยน Hall ลดขนาดพื้นที่ เลื่อนวัน หรือยกเลิกงานโดยคืนเงินเพียงบางส่วน

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

9. สัญญาณเตือนว่ายังไม่ควรจ่ายค่าบูธ

10. แบบประเมินความน่าเชื่อถือก่อนจ่ายค่าบูธ 100 คะแนน

แบบประเมินนี้ใช้ช่วยให้ฝ่ายการตลาด ฝ่ายขาย Finance และผู้บริหารตัดสินจากหลักฐานเดียวกัน ไม่ใช่จากความรู้สึกหรือแรงกดดันจากส่วนลด

11. ขั้นตอนตรวจสอบก่อนโอนเงินแบบใช้งานจริง

12. หลังยืนยันงานแล้ว ต้องตรวจวีซ่าและเอกสารเดินทางอย่างไร

ใบจองบูธหรือใบเสร็จค่าบูธเพียงอย่างเดียวอาจไม่ใช่เอกสารทั้งหมดที่สมาชิกทีมต้องใช้ ผู้เดินทางอาจต้องมีหนังสือเชิญจากผู้จัด หลักฐานการลงทะเบียน หนังสือบริษัท หนังสือรับรองการทำงาน หรือเอกสารอธิบายบทบาทในงานตามข้อกำหนดของประเทศและประเภทวีซ่า

ก่อนเริ่ม ทำวีซ่า ควรระบุให้ชัดว่าผู้เดินทางไปเจรจาธุรกิจ เข้าร่วมประชุม แสดงสินค้า สาธิต ติดตั้ง หรือปฏิบัติงานประเภทใด ไม่ควรใช้คำว่า Business Trip แบบกว้าง ๆ โดยไม่อธิบายกิจกรรมจริง

หากหนังสือเชิญหรือเอกสารบริษัทต้องใช้ภาษาอื่น ควรตรวจรายการและรูปแบบก่อนสั่ง แปลเอกสาร เพราะข้อกำหนดด้านภาษา ผู้แปล และการรับรองอาจต่างกันตามหน่วยงานปลายทาง

การจอง ตั๋วเครื่องบิน ควรเผื่อวันติดตั้งและรื้อถอน รวมถึงตรวจสนามบิน Transit การรับกระเป๋าใหม่ และเที่ยวบินแบบ Self-transfer ก่อนเลือกตั๋วที่เปลี่ยนหรือคืนไม่ได้

ควรตรวจ ประกันเดินทาง ให้สัมพันธ์กับประเทศ ระยะเวลา และกิจกรรมของทีม โดยยึดรายละเอียดกรมธรรม์จริง ไม่ควรสรุปว่าทุกแบบให้ความคุ้มครองเหมือนกัน

13. แหล่งข้อมูลที่ใช้ตรวจสอบงานแสดงสินค้าต่างประเทศ

❓ คำถามที่ถามบ่อยก่อนจ่ายค่าบูธต่างประเทศ