เมื่อต้องส่งเอกสารบริษัทให้คู่ค้าหรือองค์กรในต่างประเทศ สิ่งสำคัญไม่ได้มีเพียงการแปลภาษาให้เข้าใจ แต่ต้องทำให้ข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อบริษัท ชื่อกรรมการ ที่อยู่ วันที่ เลขทะเบียน จำนวนเงิน สกุลเงิน และคำศัพท์ที่ใช้ในธุรกิจ สอดคล้องกันทั้งชุด

Co Journey Visa ให้บริการ แปลเอกสาร สำหรับบริษัท เจ้าของกิจการ และผู้ที่ต้องใช้เอกสารติดต่อองค์กรต่างประเทศ โดยประเมินจากไฟล์จริง วัตถุประสงค์ คู่ภาษา และ Requirement ของผู้รับก่อนเริ่มงาน

1. รับแปลเอกสารบริษัทและธุรกิจประเภทใดบ้าง

เอกสารธุรกิจมีตั้งแต่เอกสารทะเบียนบริษัทไปจนถึงไฟล์ที่จัดทำขึ้นเพื่อการขาย การเจรจา หรือประสานงานระหว่างองค์กร ตัวอย่างที่สามารถส่งมาให้ประเมินได้ เช่น:

2. องค์กรต่างประเทศอาจขอเอกสารบริษัทไปใช้ในสถานการณ์ใด

ก่อนแปล ควรรู้ว่าผู้รับต้องการข้อมูลเพื่ออะไร เพราะวัตถุประสงค์มีผลต่อทั้งคำศัพท์และระดับรายละเอียดที่ต้องรักษาไว้

3. ชื่อบริษัทภาษาอังกฤษต้องตรวจอย่างไร

ชื่อบริษัทเป็นหนึ่งในข้อมูลที่ไม่ควรแปลหรือถอดเสียงใหม่ทุกครั้ง หากบริษัทมีชื่อภาษาอังกฤษที่ใช้อย่างเป็นทางการอยู่แล้ว ควรใช้ Reference นั้นให้สม่ำเสมอทั้งชุด

ตัวอย่าง Reference ที่อาจใช้ประกอบ ได้แก่:

• เอกสารจดทะเบียนหรือหนังสือรับรองที่มีชื่อภาษาอังกฤษ
• เว็บไซต์ทางการของบริษัท
• Company Profile ที่ใช้อยู่จริง
• สัญญาฉบับเดิมที่คู่สัญญายอมรับแล้ว
• เอกสารจากสำนักงานใหญ่

4. คำศัพท์ธุรกิจควรใช้ให้สม่ำเสมออย่างไร

บริษัทจำนวนมากมีคำศัพท์ของตนเอง เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ ชื่อฝ่าย ชื่อ Project หรือตำแหน่งภายใน หากเอกสารหลายไฟล์ถูกแปลโดยไม่มี Reference อาจเกิดการใช้คำต่างกัน

เลื่อนตารางซ้าย–ขวาได้บนมือถือ

5. ตัวเลข วันที่ และข้อมูลทางการเงิน ต้องตรวจแยกจากภาษา

เอกสารธุรกิจจำนวนมากมีข้อมูลที่ “ห้ามผิดแม้หนึ่งหลัก” เช่น จำนวนเงิน เลขใบเสนอราคา เลข Invoice เปอร์เซ็นต์ หรือวันที่มีผล

6. การจัดรูปแบบเอกสารบริษัทควรรักษาอะไรไว้

การจัดหน้าคำแปลควรช่วยให้คู่ค้าหรือเจ้าหน้าที่สามารถจับคู่ข้อมูลกับต้นฉบับได้สะดวก โดยเฉพาะเอกสารที่มีตารางหรือหลายหัวข้อ

ส่วนที่มักควรรักษาโครงสร้าง ได้แก่:

• ชื่อและหัวข้อเอกสาร
• เลขที่เอกสาร
• วันที่
• ตารางสินค้าและราคา
• เลขข้อและ Bullet
• หมายเหตุ
• ชื่อและตำแหน่งผู้ลงนาม
• ส่วนอ้างอิง Attachment หรือ Annex

7. ก่อนแปลหนังสือรับรองบริษัท ลองตรวจว่ามีเอกสารภาษาอังกฤษทางการอยู่แล้วหรือไม่

สำหรับเอกสารทะเบียนธุรกิจบางประเภท ควรตรวจช่องทางของ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ก่อนว่ามีเอกสารหรือบริการภาษาอังกฤษที่ตรงกับวัตถุประสงค์หรือไม่ หากมีเอกสารทางการที่ใช้งานได้โดยตรง อาจไม่จำเป็นต้องสร้างคำแปลซ้ำสำหรับเอกสารนั้น

8. เอกสารบริษัทต้องแปลอย่างเดียว หรือรับรองคำแปลเพิ่มเติม

อย่าใช้คำว่า “รับรอง” แบบรวมทุกขั้นตอน เพราะ Translation, Certified Translation และ Legalization มีวัตถุประสงค์ต่างกัน

แต่ละประเทศและองค์กรสามารถใช้คำศัพท์ด้านการรับรองต่างกัน ควรขอ Requirement ที่เป็นลายลักษณ์อักษรเมื่อทำได้

หากผู้รับกำหนดขั้นตอนเพิ่มเติม สามารถสอบถามบริการ รับรองเอกสาร และส่ง Requirement มาให้ทีมช่วยแยก Scope ก่อนดำเนินการ

9. เอกสารบริษัทที่ใช้ประกอบวีซ่าธุรกิจหรือวีซ่าเจ้าของกิจการ

เอกสารบริษัทอาจถูกใช้ประกอบคำร้องเดินทางเพื่อธุรกิจ การประชุม การเจรจา หรือเพื่อแสดงอาชีพของเจ้าของกิจการ แต่เอกสารที่ต้องใช้และข้อกำหนดด้านภาษาแตกต่างตามประเทศและประเภทวีซ่า

หากนำคำแปลไปใช้กับคำร้องวีซ่า ควรตรวจ:

• Checklist ของวีซ่าประเภทนั้น
• ชื่อบริษัทตรงกับแบบฟอร์มและเอกสารอื่นหรือไม่
• ชื่อกรรมการหรือเจ้าของกิจการสอดคล้องกับ Passport หรือไม่
• ตำแหน่งหรือสถานะทางธุรกิจใช้ข้อมูลจริงหรือไม่
• เอกสารใดจำเป็นต้องแปลจริง
• ต้องมี Certified Translation หรือไม่

สามารถดูแนวทาง เอกสารแปลภาษาอังกฤษ เพื่อช่วยตรวจชื่อ วันที่ และข้อมูลที่ต้องสอดคล้องกันก่อนนำไปใช้ประกอบวีซ่า

10. Case Studies: งานแปลเอกสารบริษัทที่ต้องวางแผนก่อนเริ่ม

11. ขั้นตอนใช้บริการแปลเอกสารบริษัทและธุรกิจ

12. Checklist ก่อนส่งเอกสารบริษัทมาแปล

13. 10 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการแปลเอกสารบริษัท

14. แหล่งข้อมูลทางการที่ควรตรวจ

❓ คำถามที่ถามบ่อย