บริษัทออกค่าใช้จ่ายให้พนักงานยื่นวีซ่า ต้องทำ Sponsor Letter และเอกสารการเงินอะไร

เคสพนักงานเดินทางไปประชุม ดูงาน Training พบคู่ค้า หรืองานแสดงสินค้า มักมีคำถามว่า ถ้าบริษัทเป็นคนออกค่าตั๋ว โรงแรม ค่าอาหาร และค่าเดินทางให้ทั้งหมด พนักงานยังต้องใช้บัญชีตัวเองหรือไม่ และบริษัทต้องเขียน Sponsor Letter แยกจากหนังสือรับรองงานหรือเปล่า

คำตอบคือ อย่ามอง Sponsor Letter เป็นเอกสารเดี่ยว เพราะเจ้าหน้าที่ต้องเห็นอย่างน้อย 3 เรื่องพร้อมกัน ได้แก่ พนักงานทำงานกับบริษัทจริง เดินทางด้วยเหตุผลอะไร และบุคคลหรือนิติบุคคลใดรับผิดชอบค่าใช้จ่ายของทริปนั้น

สำหรับ วีซ่าธุรกิจ หลายประเทศจึงขอทั้งจดหมายจากนายจ้าง เอกสารบริษัท และหลักฐานการเงินที่สัมพันธ์กับผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายจริง

1. บริษัทจ่ายค่าใช้จ่ายให้พนักงาน ต้องทำ Sponsor Letter ไหม

โดยทั่วไปควรมีหนังสือจากนายจ้างที่อธิบายเรื่องค่าใช้จ่ายให้ชัด แต่ชื่อเอกสารไม่จำเป็นต้องใช้คำว่า Sponsor Letter เหมือนกันทุกประเทศ บาง checklist ใช้คำว่า Employer Letter, Company Sponsorship Letter, Guarantee Letter หรือ Employment Certificate ที่รวมรายละเอียด Sponsorship ไว้ในฉบับเดียว

แก่นของเอกสารคือ เจ้าหน้าที่ต้องอ่านแล้วตอบได้ว่า:

• ผู้สมัครเป็นพนักงานของบริษัทอะไร
• ตำแหน่งและสถานะการทำงานคืออะไร
• เดินทางไปประเทศใดและช่วงวันที่ใด
• เดินทางเพื่อประชุม Training งานแสดงสินค้า หรือติดต่อคู่ค้ารายใด
• บริษัทอนุมัติการเดินทางหรือการลาแล้วหรือไม่
• บริษัทรับผิดชอบค่าใช้จ่ายรายการใด
• ใครเป็นผู้ลงนามและมีตำแหน่งอะไรในบริษัท

2. Company Sponsorship Letter ควรเขียนรายละเอียดอะไร

ไม่ควรเขียนเพียงว่า “บริษัทจะออกค่าใช้จ่ายให้ทั้งหมด” แล้วจบ เพราะคำว่า “ทั้งหมด” ต้องสอดคล้องกับแผนทริปและเอกสารการเงินจริง

ถ้ามีบริษัทคู่ค้าเป็นผู้เชิญ ควรตรวจด้วยว่า จดหมายเชิญ จากต่างประเทศระบุผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายตรงกับ Sponsor Letter ของบริษัทไทยหรือไม่

3. บริษัทเป็น Sponsor ต้องใช้เอกสารการเงินอะไร

หลักฐานการเงินของบริษัทมีหน้าที่พิสูจน์ว่า นิติบุคคลที่เขียนว่าจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายมีการดำเนินงานและมีความสามารถทางการเงินที่รองรับข้อความนั้นจริง

แต่รายการและระยะย้อนหลัง ไม่เหมือนกันทุกประเทศ จึงไม่ควรใช้ checklist ของประเทศหนึ่งแทนอีกประเทศหนึ่ง

4. บริษัทออกค่าใช้จ่ายแล้ว ทำไมพนักงานยังอาจต้องใช้ Statement ส่วนตัว

นี่เป็นจุดที่เข้าใจผิดกันบ่อยที่สุดครับ เอกสารการเงินของบริษัทกับเอกสารการเงินของพนักงานไม่ได้ทำหน้าที่เดียวกัน

Company Statement ตอบว่า “บริษัทมีฐานะรองรับค่าใช้จ่ายที่รับปากไว้หรือไม่” ส่วน Statement ส่วนตัวหรือหลักฐานเงินเดือนอาจช่วยตอบอีกเรื่องว่า “ผู้สมัครมีสถานะทางเศรษฐกิจและความสัมพันธ์กับงานในประเทศไทยอย่างไร”

ตัวอย่างเช่น checklist วีซ่าธุรกิจของเยอรมนีในประเทศไทย นอกจากกรณีนายจ้างออกค่าใช้จ่ายที่ต้องมี Company Statement แล้ว ยังระบุหลักฐานเงินเดือนย้อนหลัง 3 เดือนและรายการเดินบัญชีส่วนตัวที่เห็นเงินเดือนเข้าอย่างชัดเจนในส่วนหลักฐานความผูกพันทางเศรษฐกิจของผู้สมัครด้วย

5. ใครออกค่าใช้จ่าย ต้องจัดเอกสารต่างกันอย่างไร

6. เอกสารบริษัทอะไรควรเตรียมประกอบอีก

Visa Code ของเชงเก้นระบุในรายการเอกสารสำหรับ Business Trip ว่าสถานกงสุลอาจใช้เอกสารที่พิสูจน์กิจกรรมทางธุรกิจของบริษัท และเอกสารที่พิสูจน์สถานะการจ้างงานของผู้สมัครประกอบการพิจารณา

ดังนั้น นอกจาก Sponsor Letter และเอกสารการเงินแล้ว ควรเปิด checklist ล่าสุดและดูว่าประเทศนั้นขอเอกสารใดเพิ่มเติม เช่น:

• หนังสือรับรองการทำงานของพนักงาน
• เอกสารจดทะเบียนหรือนิติบุคคลของบริษัท
• หลักฐานเงินเดือน
• หนังสืออนุมัติการเดินทางหรือวันลา
• เอกสารแสดงความสัมพันธ์ทางธุรกิจเมื่อเกี่ยวข้อง
• จดหมายเชิญ จากคู่ค้าหรือผู้จัดงาน
• บัตรเข้างาน Conference / Exhibition หากมี

ถ้าต้องมีคำอธิบายรายละเอียดทริปเพิ่มเติม สามารถใช้ Cover Letter ช่วยเชื่อมข้อมูลได้ แต่ไม่ควรใช้ Cover Letter แทนเอกสารที่ checklist กำหนดโดยตรง

7. จุดพลาดที่ทำให้ Company Sponsorship อ่านแล้วไม่ชัด

8. Checklist ก่อนบริษัทเซ็น Sponsor Letter

9. แหล่งข้อมูลทางการที่ควรตรวจสอบก่อนยื่น

ข้อกำหนดเรื่อง Company Bank Statement ระยะย้อนหลัง เอกสารบริษัท และรูปแบบ Sponsor Letter เปลี่ยนได้ตามประเทศ ประเภทวีซ่า และสถานที่ยื่น จึงควรใช้ checklist ล่าสุดของหน่วยงานที่รับผิดชอบเป็นหลัก

❓ คำถามที่ถามบ่อย

ไชยภัทร พรหมบริรักษ์ (Chaiyapat Promboriruk)
ผู้เชี่ยวชาญด้านการยื่นวีซ่าและการเตรียมเอกสาร ประสบการณ์ด้านงานวีซ่า 5 ปี