เคล็ดลับการเขียนอีเมล
เพื่อติดต่อสอบถามกับเจ้าหน้าที่สถานทูตให้ได้คำตอบไวและเข้าใจง่าย
การเขียนอีเมลสอบถามกับสถานทูตไม่ใช่แค่พิมพ์คำถามไปตรงๆ แล้วรอคำตอบ เพราะเจ้าหน้าที่สถานทูตมักได้รับอีเมลจำนวนมากต่อวัน หากคุณเขียนอีเมลได้ชัดเจน ถูกต้อง และสุภาพ จะช่วยให้เจ้าหน้าที่เข้าใจคำถามของคุณได้ทันที และตอบกลับอย่างรวดเร็วตรงจุด โดยเฉพาะในกรณีเกี่ยวกับการขอวีซ่า
✅ 1. เริ่มต้นด้วยหัวข้ออีเมลที่กระชับและชัดเจน
เลือกใช้ Subject ที่ตรงประเด็น เช่น
Visa Inquiry for Business Travel – Thai Applicant
Request for Appointment: B1/B2 Visa Interview
Document Requirement Clarification – Germany Business Visa
✅ 2. แนะนำตัวให้กระชับ พร้อมวัตถุประสงค์
ระบุชื่อ-สกุล ผู้ติดต่อ บริษัท และเหตุผลที่เขียนอีเมล เช่น
Dear Visa Section,
My name is [ชื่อจริง นามสกุล], and I am an HR representative at [ชื่อบริษัท].
I am writing to inquire about the visa application process for one of our executives who plans to attend a business meeting in [ประเทศ] in [เดือน ปี].
✅ 3. ระบุคำถามให้ชัดเจนและเป็นข้อๆ
อย่าเขียนคำถามยาวเป็นพารากราฟ เพราะจะอ่านยาก ควรแบ่งคำถามเป็นข้อๆ เช่น
We would appreciate your clarification on the following points:
Is a letter of invitation required for a 5-day business trip?
Can we submit the application without an in-person appointment?
What is the current estimated processing time?
✅ 4. ปิดท้ายด้วยความสุภาพ พร้อมแนบข้อมูลติดต่อ
Thank you in advance for your kind support.
Please feel free to contact me at [อีเมล/เบอร์โทร] if you require further information.
Best regards,
[ชื่อเต็ม]
HR Manager – [ชื่อบริษัท]
Tel: [เบอร์โทรศัพท์]
Email: [อีเมลบริษัท]
✨ เคล็ดลับพิเศษจาก Co Journey Visa
อย่าแนบไฟล์โดยไม่อธิบาย: หากคุณส่งเอกสารแนบ เช่น passport หรือใบเชิญ ให้เขียนอธิบายว่า “Attached is a copy of the applicant’s passport for reference.”
ใช้ภาษาทางการ (Formal tone): หลีกเลี่ยงคำย่อ เช่น “pls” หรือ “u” ใช้รูปแบบเต็ม เช่น “please” และ “you”
ไม่ต้องพิมพ์ยาวหรืออธิบายเกินความจำเป็น: เจ้าหน้าที่ไม่มีเวลาวิเคราะห์ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง
📌 ตัวอย่างหัวข้อที่องค์กรนิยมสอบถามสถานทูต
ขั้นตอนการขอวีซ่าธุรกิจแบบด่วน (Express)
การเปลี่ยนวันนัดสัมภาษณ์
เอกสารที่ต้องใช้สำหรับผู้บริหารระดับสูง
สถานะการยื่นเอกสาร / แจ้งผลอนุมัติล่าช้า
🎯 อยากมั่นใจว่าอีเมลสอบถามสถานทูตเขียนถูกแบบ 100%?
Co Journey Visa ช่วยร่างอีเมลภาษาอังกฤษที่ดูเป็นทางการและเหมาะสมกับทุกสถานการณ์ให้คุณได้
เราช่วยสื่อสารกับสถานทูตแทนคุณได้โดยตรง พร้อมติดตามผล และลดความเสี่ยงความล่าช้าในการตอบกลับ
Co Journey Visa – วางใจได้เรื่องวีซ่า อุ่นใจทุกครั้งที่ต้องติดต่อสถานทูต
📞 สอบถามหรือขอคำปรึกษาฟรี!
โทร: 080-8412543 / 061-0312188
LINE: @cojourneyvisa
Email: cojourneyvisa@gmail.com
เว็บไซต์: www.cojourneyvisa.com