จ้างล่ามต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้างก่อนวันงาน

1. จ้างล่ามต้องเตรียมข้อมูลอะไรบ้าง? 12 รายการที่ไม่ควรขาด

การเตรียมข้อมูลสำหรับจองล่ามควรแบ่งตามความเร่งด่วน ไม่ใช่ส่งเอกสารทั้งหมดในครั้งเดียวโดยไม่มีรายละเอียดว่างานต้องการให้ล่ามทำอะไร

ตารางนี้ช่วยแยกข้อมูลที่จำเป็นต่อการเสนอราคาออกจากเอกสารที่ใช้เตรียมศัพท์และข้อมูลหน้างาน

📱 บนมือถือสามารถเลื่อนตารางซ้าย–ขวาได้

ถ้าต้องจองล่ามด่วน ให้เริ่มจากข้อมูล 5 อย่างนี้

สามารถดูประเภทบริการและรูปแบบงานเพิ่มเติมได้จาก บริการล่ามและแปลภาษา เพื่อช่วยระบุว่างานที่ต้องการเป็นการล่ามปากเปล่าหรือการแปลเอกสาร

2. เตรียมข้อมูลคู่ภาษาและรูปแบบล่ามอย่างไรให้ตรงงาน?

คำว่า “ต้องการล่ามภาษาจีน” อาจยังไม่เพียงพอสำหรับประเมินงาน เพราะต้องทราบว่าใช้ภาษาจีนกลางหรือภาษารูปแบบอื่น ผู้พูดเป็นใคร และล่ามต้องแปลไปกลับระหว่างภาษาใดบ้าง

คู่ภาษาอย่างเดียวไม่พอ ต้องแจ้งทิศทางการแปลด้วย

ล่ามพูดตาม (Consecutive) กับล่ามพูดพร้อม (Simultaneous) ต่างกันอย่างไร?

รูปแบบที่เหมาะสมต้องพิจารณาลักษณะงานจริง ไม่ใช่เลือกตามจำนวนผู้เข้าร่วมเพียงอย่างเดียว

ข้อมูลของ AIIC Asia-Pacific อธิบายว่า Consecutive เป็นการผลัดกันพูดระหว่างผู้พูดกับล่าม ส่วน Simultaneous ถ่ายทอดข้อความเกือบพร้อมกับผู้พูด และมักต้องวางแผนเรื่องทีมล่ามกับระบบอุปกรณ์

กรณีประชุมหลายภาษา ต้องบอกอะไรเพิ่ม?

หากมีผู้พูดภาษาญี่ปุ่น ภาษาอังกฤษ และภาษาไทยในห้องเดียวกัน ควรระบุว่าใครจะใช้ภาษาใด และผู้ฟังแต่ละกลุ่มต้องฟังภาษาไหน

การมีสามภาษาภายในงานไม่ได้แปลว่าใช้ล่ามสองภาษาคนเดียวแล้วรองรับได้ทุกสถานการณ์ จำเป็นต้องประเมินคู่ภาษา ทิศทางการล่าม จำนวนผู้ฟังและรูปแบบการสื่อสาร

3. เอกสารอะไรที่ควรส่งให้ล่ามก่อนวันงาน?

เอกสารเตรียมงานเป็นส่วนสำคัญต่อการล่าม โดยเฉพาะประชุมด้านเทคนิค สัมมนา และงานที่มีศัพท์เฉพาะขององค์กร

AIIC Asia-Pacific แนะนำให้ผู้จัดงานส่งข้อมูลประกอบ เช่น Presentation ข้อมูลพื้นฐานและบทพูด เพื่อให้ล่ามเข้าใจเนื้อหาและเตรียมศัพท์ให้ตรงกับเจตนาของผู้พูด

6 เอกสารที่ช่วยให้ล่ามเตรียมงานได้ดีขึ้น

ถ้าไม่มี Glossary ต้องทำอย่างไร?

ไม่จำเป็นต้องมีพจนานุกรมศัพท์เฉพาะที่จัดทำอย่างสมบูรณ์ สามารถเริ่มจากตารางง่าย ๆ ที่รวบรวมคำซึ่งผู้พูดน่าจะใช้บ่อย พร้อมคำอธิบายจากผู้รับผิดชอบเนื้อหา

ตารางเป็นเพียงตัวอย่างการเตรียมศัพท์ ต้องใช้คำจริงและความหมายที่ผู้รับผิดชอบเนื้อหาขององค์กรยืนยัน

ควรส่งสไลด์ล่วงหน้ากี่วัน?

ควรส่งเร็วที่สุดเมื่อได้รับอนุญาตให้เปิดเผย โดยเฉพาะงานที่มีศัพท์เฉพาะจำนวนมาก แต่ไม่ควรยึดจำนวนวันเดียวกับทุกโครงการ เพราะระยะเวลาที่ต้องใช้เตรียมอาจแตกต่างตามความยาวของเอกสาร จำนวนภาษาและความซับซ้อนของหัวข้อ

หากสไลด์ยังไม่เสร็จ อาจส่งฉบับร่างก่อน แล้วระบุว่าหน้าใดอาจเปลี่ยนแปลง และส่งเวอร์ชันล่าสุดตามช่องทางที่ตกลง

การส่งเอกสารให้ล่าม ไม่ได้หมายถึงจ้างแปลเอกสารด้วย

การให้ล่ามอ่านสไลด์ก่อนงานเป็นส่วนหนึ่งของการเตรียมบริบทตามขอบเขตที่ตกลง แต่หากต้องการให้แปลสไลด์ทั้งชุด จัดทำคู่มือภาษาไทย หรือแปลเอกสารส่งให้คู่ค้า ควรประเมินเป็นงานแปลเอกสารแยกต่างหาก

สำหรับเอกสารที่ต้องจัดทำเป็นอีกภาษา สามารถสอบถามบริการ แปลเอกสาร โดยแจ้งคู่ภาษา จำนวนหน้าและกำหนดส่งให้ชัดเจน

4. เตรียม Agenda ตารางเวลาและช่วงพักให้ล่ามอย่างไร?

Agenda ไม่ใช่แค่รายการหัวข้อ แต่ช่วยให้ล่ามทราบว่าจะต้องเตรียมศัพท์ด้านใด และต้องรับผิดชอบการสื่อสารในช่วงใดบ้าง

สำหรับงานที่มีกิจกรรมต่อเนื่อง การแจ้งช่วงพัก เวลารอ การเดินทางและโอกาสเกินเวลาเป็นเรื่องสำคัญต่อการประเมินคิวและค่าใช้จ่าย

ตัวอย่าง Agenda สำหรับจ้างล่ามหนึ่งวัน

ตารางนี้เป็นกำหนดการสมมติ ไม่ใช่การยืนยันจำนวนชั่วโมงในแพ็กเกจล่ามรายวันของผู้ให้บริการทุกแห่ง

ล่ามต้องอยู่รอระหว่างพักประชุมหรือไม่?

ต้องตกลงก่อนจอง เพราะมีความแตกต่างระหว่าง ช่วงที่ล่ามพักได้จริง กับ ช่วงที่ล่ามต้องรอและพร้อมกลับเข้าประชุมทันที

ตัวอย่างเช่น หากผู้บริหารมีประชุม 09.00–11.00 น. แล้วกลับมาประชุมอีกครั้ง 14.00 น. แต่บริษัทต้องการให้ล่ามรออยู่ตลอด ควรแสดงเวลานี้ใน Agenda ไม่ใช่แจ้งเฉพาะช่วงที่มีคนพูด

ถ้า Agenda ยังเปลี่ยนได้ ควรทำอย่างไร?

• แจ้งว่าเป็น Draft Agenda ตั้งแต่แรก
• ระบุช่วงที่อาจเพิ่มหรือลดกิจกรรม
• แจ้งหากมีการเพิ่มคู่ภาษา ผู้พูดหรือห้องประชุม
• แจ้งล่วงหน้าหากมี Dinner Meeting หรือกิจกรรมหลังเวลาจอง
• ส่งฉบับล่าสุดโดยระบุเวอร์ชันและวันที่แก้ไข
• ตรวจว่าเปลี่ยน Scope แล้วกระทบราคาและคิวล่ามหรือไม่

5. จ้างล่ามต้องเตรียมสถานที่ อุปกรณ์ และระบบเสียงอะไรบ้าง?

รูปแบบงานล่ามมีผลโดยตรงต่ออุปกรณ์ที่ต้องใช้ การประชุมแบบพูดตามในห้องเล็กอาจมีความต้องการต่างจากสัมมนาผู้เข้าร่วมจำนวนมากที่ต้องฟังการล่ามพูดพร้อม

งานล่ามในห้องประชุม

• ชื่อสถานที่และที่อยู่เต็ม พร้อมจุดเข้าตึกหรือทางเข้า
• ชื่อห้องประชุมและหมายเลขชั้น
• แผนผังที่นั่งหรือรูปแบบการประชุม เมื่อเกี่ยวข้อง
• จำนวนผู้พูดและผู้ฟัง
• ระบบไมโครโฟนและลำโพง
• จุดที่ล่ามสามารถได้ยินผู้พูดและมองเห็นสไลด์ชัดเจน
• ผู้ประสานงานด้านห้องประชุมหรืออุปกรณ์

งาน Simultaneous ต้องเตรียมอะไรเพิ่ม?

งานล่ามพูดพร้อมมักต้องพิจารณาระบบเสียงและทีมล่ามตามจำนวนภาษา ระยะเวลาประชุม และรูปแบบห้อง

AIIC Asia-Pacific ระบุว่าการล่ามพูดพร้อมอาจต้องใช้อุปกรณ์เฉพาะ เช่น ตู้ล่าม ระบบรับเสียงจากห้องประชุม และอุปกรณ์ช่วยให้ล่ามเห็นผู้พูดหรือสื่อประกอบอย่างเหมาะสม

ประชุมออนไลน์ผ่าน Zoom หรือ Microsoft Teams ต้องเตรียมอะไร?

สิ่งที่ควรทดสอบก่อนเริ่มประชุมออนไลน์

6. ถ้าจ้างล่ามเข้าโรงงาน ต้องเตรียมข้อมูลอะไรเพิ่มเติม?

งานล่ามในโรงงานมีความแตกต่างจากการประชุมในห้อง เพราะล่ามอาจต้องเดินในพื้นที่ผลิต เข้าเขตควบคุม หรือสื่อสารใกล้เครื่องจักรที่มีเสียงดัง

การเตรียมข้อมูลจึงไม่ได้จบที่สไลด์และศัพท์เทคนิค แต่ต้องรวมข้อกำหนดการเข้าพื้นที่และผู้ดูแลความปลอดภัยด้วย

Checklist สำหรับ HR และผู้ประสานงานโรงงาน

รายการอุปกรณ์และข้อกำหนดจริงขึ้นอยู่กับกฎของโรงงานแต่ละแห่ง

ล่ามต้องรู้เรื่องเครื่องจักรละเอียดแค่ไหน?

ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงาน เช่น การบรรยายภาพรวมเครื่องจักร การฝึกอบรมขั้นตอนใช้งาน หรือการแก้ไขปัญหาทางเทคนิคที่มีรายละเอียดจำนวนมาก

ผู้ประสานงานควรส่งชื่อรุ่นเครื่องจักร หน้าที่ของอุปกรณ์และคำศัพท์ที่คาดว่าจะใช้ เพื่อให้ตรวจว่าล่ามมีพื้นฐานหรือความเชี่ยวชาญเหมาะสมกับงานหรือไม่

หากเกิดข้อสงสัยเกี่ยวกับความหมายทางเทคนิค ต้องให้ผู้รับผิดชอบเนื้อหาหรือวิศวกรชี้แจง ไม่ควรให้ล่ามตัดสินใจแทนผู้เชี่ยวชาญ

7. ถ้ามีข้อมูลลับหรือเอกสาร NDA ต้องเตรียมอย่างไรให้ล่าม?

งานเจรจาธุรกิจ Audit การเปิดตัวสินค้า หรือการประชุมผู้บริหารอาจมีข้อมูลที่ไม่สามารถเปิดเผยต่อบุคคลภายนอกได้โดยไม่มีเงื่อนไข

การเตรียมศัพท์ล่วงหน้ายังคงสำคัญ แต่การแบ่งปันเอกสารควรเป็นไปตามนโยบายข้อมูลของบริษัทและข้อตกลงกับผู้ให้บริการ

5 เรื่องที่ควรตรวจเรื่องความลับ

1. ต้องใช้ NDA หรือไม่: หากบริษัทกำหนด ควรจัดการเรื่องการลงนามก่อนเผยแพร่เอกสารลับ
2. ใครเข้าถึงเอกสารได้: กำหนดผู้รับไฟล์และสิทธิการเข้าถึงให้สอดคล้องกับนโยบายองค์กร
3. เอกสารใดจำเป็นจริง: อาจส่งเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องกับการประชุม โดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลทั้งโครงการ
4. การบันทึกเสียงและวิดีโอ: ต้องตรวจสิทธิและข้อตกลงก่อนบันทึกหรือเผยแพร่เสียงล่าม
5. การคืนหรือลบเอกสาร: ควรตกลงวิธีจัดการไฟล์เมื่อสิ้นสุดงาน โดยเฉพาะเอกสารที่มีข้อมูลอ่อนไหวทางธุรกิจ

หากไม่สามารถส่งสไลด์ฉบับเต็มได้ ควรทำอย่างไร?

ผู้จัดงานอาจพิจารณาส่งข้อมูลที่เปิดเผยได้ เช่น หัวข้อหลัก รายชื่อสินค้า คำย่อ หรือคำศัพท์ที่จำเป็น พร้อมกำหนด Briefing สั้น ๆ กับผู้รับผิดชอบเนื้อหา ทั้งนี้ต้องปฏิบัติตามนโยบายข้อมูลขององค์กร

ไม่ควรส่งรหัสผ่านบัญชีส่วนตัวหรือข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานล่าม

8. Checklist ก่อนวันงาน 7 วัน 3 วัน 1 วัน และเช้าวันจริง

การเตรียมล่ามไม่จำเป็นต้องใช้ระยะเวลาเท่ากันทุกงาน แต่การมี Timeline ช่วยให้ HR และผู้ประสานงานเห็นว่าเรื่องใดต้องจัดการก่อนและเรื่องใดตรวจซ้ำได้ใกล้วันงาน

ตารางต่อไปนี้เป็น ตัวอย่างแผนเตรียมงาน ไม่ใช่ระยะเวลามาตรฐานบังคับของผู้ให้บริการหรือ AIIC

ถ้าจ้างล่ามด่วนภายใน 24 ชั่วโมง ทำอย่างไร?

ควรแจ้งข้อมูลที่จำเป็นต่อการตรวจคิวทันที แล้วแยกเรื่องที่ขาดออกเป็นสองประเภท คือ ข้อมูลที่ต้องมีเพื่อยืนยันความเหมาะสมของผู้ปฏิบัติงาน และเอกสารประกอบที่สามารถตามส่งได้หากผู้ให้บริการตกลง

เช้าวันงานควร Brief ล่ามเรื่องอะไรบ้าง?

• แนะนำผู้พูดหลักและตำแหน่ง
• ยืนยัน Agenda เวอร์ชันล่าสุด
• ระบุศัพท์หรือชื่อที่มีโอกาสออกเสียงผิด
• ตกลงสัญญาณเมื่อต้องการให้ผู้พูดหยุดหรือชี้แจง
• ตรวจช่องทางสื่อสารกับผู้ประสานงานระหว่างงาน
• ยืนยันเวลาเลิกและวิธีขออนุมัติ OT หากจำเป็น
• ตรวจระบบเสียงและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยตามลักษณะงาน

9. ตัวอย่าง Brief จ้างล่าม พร้อมคัดลอกส่ง LINE หรือ Email

หากต้องการสอบถามราคาและคิวล่าม สามารถใช้ตัวอย่างต่อไปนี้เป็นแบบฟอร์มข้อความ โดยแก้ข้อมูลให้ตรงกับงานจริง

ตัวอย่างที่ 1: ข้อความสั้นสำหรับตรวจคิวล่าม

ตัวอย่างที่ 2: Brief ฉบับละเอียดสำหรับบริษัทและฝ่ายจัดซื้อ

10. ตัวอย่างการเตรียมข้อมูลก่อนจ้างล่ามตามประเภทงาน

งานแต่ละประเภทต้องการข้อมูลเตรียมตัวไม่เหมือนกัน การเลือกส่งเอกสารที่ตรงกับเนื้อหาจึงมีประโยชน์มากกว่าการส่งแฟ้มขนาดใหญ่โดยไม่อธิบายว่าจะใช้ทำอะไร

11. ก่อนจ้างล่ามควรตรวจราคาและขอบเขตอะไรใน Quotation?

เมื่อรายละเอียดงานชัดเจน ควรนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ตรวจใบเสนอราคา เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อและผู้ประสานงานเข้าใจตรงกันว่าค่าบริการครอบคลุมช่วงเวลาและกิจกรรมใด

Co Journey Visa เผยแพร่ราคาเริ่มต้นสำหรับบริการล่ามรายชั่วโมง 2,000 บาทต่อชั่วโมง และล่ามรายวัน 5,500 บาทต่อวัน โดยราคาจริงขึ้นอยู่กับคู่ภาษา ประเภทงาน สถานที่ ระยะเวลาและเงื่อนไขอื่น

สามารถอ่านรายละเอียด บริการล่ามรายวัน เพื่อทำความเข้าใจขอบเขตงานและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมก่อนเลือกแพ็กเกจ

จ้างล่ามรายชั่วโมงหรือรายวัน แบบไหนเหมาะกว่า?

หากเป็นประชุมสั้นที่มีเวลาเริ่มและเลิกชัดเจน อาจเริ่มจากการสอบถาม บริการล่ามรายชั่วโมง

แต่ถ้ามี Meeting เช้า–บ่าย เดินหน้างาน หรือเวลารอหลายช่วง ควรส่ง Agenda ทั้งวันเพื่อให้ประเมินการจองรายวันได้ถูกต้องกว่า

13. แหล่งข้อมูลวิชาชีพที่ใช้ประกอบการเตรียมงานล่าม

แนวทางเรื่องการเตรียมสไลด์ บทพูด Glossary ทีมล่าม และระบบเสียงสามารถศึกษาเพิ่มเติมจากองค์กรวิชาชีพล่ามประชุม ส่วนราคาและบริการของ Co Journey Visa ควรยึดรายละเอียดที่ผู้ให้บริการเผยแพร่และใบเสนอราคาล่าสุด

• AIIC Asia-Pacific — FAQ about Interpreting — อธิบายความแตกต่างระหว่างล่ามพูดตามกับล่ามพูดพร้อม การเตรียมเอกสาร จำนวนล่าม อุปกรณ์ และองค์ประกอบต้นทุน
• AIIC Asia-Pacific — Success for Your Multilingual Event — แนวทางการวางแผนประชุมหลายภาษาและระบบที่ช่วยให้การสื่อสารดำเนินไปอย่างเหมาะสม
• AIIC Asia-Pacific — Why Use AIIC Interpreters? — หลักการเตรียมเนื้อหา ศัพท์เฉพาะ การรักษาความลับและความเป็นมืออาชีพของล่ามประชุม
• Co Journey Visa — บริการล่ามรายวัน — ข้อมูลราคาเริ่มต้นและรายการ Agenda, Presentation, Glossary, Schedule และค่าใช้จ่ายที่ควรแจ้งก่อนงาน
• Co Journey Visa — บริการล่ามและแปลภาษา — ข้อมูลประเภทบริการและอัตราเริ่มต้นสำหรับประเมินก่อนขอใบเสนอราคา

14. คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเตรียมข้อมูลก่อนจ้างล่าม