จดหมายเชิญวีซ่าธุรกิจจีนต้องมีข้อมูลบริษัทและผู้เดินทางอะไรบ้าง

บริษัทจีนส่งจดหมายเชิญมาให้แล้ว ไม่ได้หมายความว่าเอกสารพร้อมใช้ทันที จุดที่ต้องตรวจไม่ใช่แค่มีหัวกระดาษและตราประทับ แต่ต้องดูว่าชื่อผู้เดินทางตรงกับหนังสือเดินทางหรือไม่ วันที่ในจดหมายตรงกับแบบฟอร์มและแผนการเดินทางหรือไม่ รวมถึงบริษัทจีนระบุความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับผู้สมัครอย่างมีเหตุผลหรือไม่

ข้อกำหนดทางการสำหรับวีซ่าประเภท M แบ่งข้อมูลในจดหมายเชิญเป็นสามกลุ่ม ได้แก่ ข้อมูลผู้ได้รับเชิญ ข้อมูลการเดินทาง และข้อมูลหน่วยงานผู้เชิญในจีน หากข้อมูลกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งคลุมเครือ บริษัทผู้เชิญควรแก้จดหมายก่อนนำไปใช้ยื่นจริง

1. ผู้ถือหนังสือเดินทางไทยเดินทางธุรกิจไปจีน ต้องใช้วีซ่า M ทุกกรณีหรือไม่

ไม่ควรเริ่มทำจดหมายเชิญก่อนตรวจว่าเส้นทางการเดินทางต้องใช้วีซ่าหรือไม่ ปัจจุบันผู้ถือหนังสือเดินทางธรรมดาไทยสามารถใช้ข้อตกลงยกเว้นวีซ่าระหว่างไทยและจีนสำหรับการเดินทางบางวัตถุประสงค์ รวมถึงการติดต่อธุรกิจ ภายใต้ระยะเวลาและเงื่อนไขที่กำหนด

อย่างไรก็ตาม การยกเว้นวีซ่าไม่ครอบคลุมการพำนัก การจ้างงาน การศึกษา งานสื่อ หรือกิจกรรมอื่นที่ต้องได้รับอนุมัติจากหน่วยงานจีนล่วงหน้า หากวัตถุประสงค์เป็นการทำงานประจำ รับค่าจ้างจากจีน ติดตั้งระบบ ปฏิบัติงานเชิงเทคนิค หรือทำกิจกรรมที่ต้องมีใบอนุญาต ไม่ควรเปลี่ยนคำในจดหมายให้ดูเหมือนเป็นเพียงการประชุมเพื่อใช้เส้นทางที่ง่ายกว่า

หากต้องยื่น วีซ่าจีน ประเภท M ควรตรวจเกณฑ์ล่าสุดตามสัญชาติ สถานะพำนักในไทย จำนวนครั้งเข้าออก และกิจกรรมจริงก่อนเตรียมเอกสาร

2. จดหมายเชิญวีซ่าธุรกิจจีนต้องมีข้อมูลหลัก 3 กลุ่ม

ข้อกำหนดของสถานเอกอัครราชทูตจีนในประเทศไทยระบุโครงสร้างข้อมูลของจดหมายเชิญสำหรับวีซ่า M ไว้ชัดเจนเป็นสามส่วน

3. ข้อมูลผู้เดินทางต้องใส่อะไรบ้าง

ชื่อในจดหมายต้องคัดจากหน้าข้อมูลหนังสือเดินทาง ไม่ควรพิมพ์ตามนามบัตร ชื่อเล่น หรือชื่อที่บริษัทใช้ภายใน หากมีชื่อกลางต้องตรวจว่ารูปแบบเหมือนกับเอกสารคำร้องหรือไม่

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

4. ข้อมูลแผนธุรกิจและการเดินทางต้องละเอียดแค่ไหน

คำว่า “For business purpose” เพียงประโยคเดียวอาจไม่ช่วยอธิบายว่าผู้เดินทางจะทำกิจกรรมอะไร บริษัทใดเกี่ยวข้อง และเหตุใดต้องเดินทางในช่วงเวลานั้น จดหมายควรทำให้แผนการเดินทางเข้าใจได้โดยไม่ต้องคาดเดา

5. ข้อมูลบริษัทผู้เชิญในจีนต้องมีอะไรบ้าง

หน่วยงานผู้เชิญควรเป็นบริษัทหรือคู่ค้าทางธุรกิจในจีนที่สามารถรับรองเนื้อหาในจดหมายได้ การใช้หัวกระดาษของบริษัทหนึ่ง แต่ประทับตราอีกบริษัทหนึ่ง หรือให้บัญชีส่วนตัวของพนักงานออกจดหมายแทนโดยไม่มีความสัมพันธ์ที่ชัด อาจทำให้ต้องชี้แจงเพิ่มเติม

6. ข้อมูลบริษัทต้นสังกัดในไทยต้องอยู่ในจดหมายเชิญหรือไม่

รายการขั้นต่ำทางการเน้นข้อมูลผู้ได้รับเชิญ แผนการเดินทาง และบริษัทผู้เชิญในจีน ไม่ได้แยกรายการรายละเอียดบริษัทต้นสังกัดในไทยเป็นหมวดบังคับในตัวจดหมายทุกข้อ

อย่างไรก็ตาม การระบุชื่อบริษัทไทย ตำแหน่งของผู้เดินทาง และความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับบริษัทจีนช่วยให้วัตถุประสงค์เข้าใจง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อผู้เดินทางไปในฐานะพนักงาน ผู้บริหาร หรือตัวแทนของบริษัท

7. ข้อมูลใดต้องตรงกับแบบฟอร์มวีซ่าจีน

ศูนย์รับคำร้องวีซ่าจีนในกรุงเทพฯ มีประกาศเฉพาะสำหรับผู้ยื่นประเภท M, F, X และ Z ว่า ชื่อเต็มขององค์กรผู้เชิญในหัวข้อ 6.2 ของแบบฟอร์มต้องเหมือนกับชื่อในจดหมายเชิญ

8. จดหมายเชิญต้องมีตราประทับ ลายเซ็น และต้นฉบับหรือไม่

ข้อกำหนดทางการระบุข้อมูลบริษัทผู้เชิญรวมถึงตราประทับของหน่วยงาน และลายเซ็นของผู้แทนโดยชอบด้วยกฎหมายหรือผู้เชิญ ดังนั้นไฟล์ที่มีเพียงข้อความกับโลโก้บริษัทโดยไม่มีตราและลายเซ็นไม่ควรถูกมองว่าเสร็จสมบูรณ์

สถานเอกอัครราชทูตจีนระบุว่าจดหมายเชิญสามารถเป็นแฟกซ์ สำเนา หรือไฟล์พิมพ์จากคอมพิวเตอร์ได้ แต่เจ้าหน้าที่กงสุลสามารถขอให้ส่งต้นฉบับเพิ่มเติมได้ จึงควรตรวจให้บริษัทผู้เชิญเก็บเอกสารต้นฉบับและพร้อมจัดส่งหากจำเป็น

9. กรณีเดินทางหลายคนหรือขอ Multiple Entry ควรเขียนอย่างไร

กรณีมีผู้เดินทางหลายคน

บริษัทจีนสามารถออกจดหมายแยกรายบุคคล หรือออกจดหมายเดียวพร้อมตารางรายชื่อผู้ได้รับเชิญ แต่ข้อมูลของแต่ละคนต้องอ่านชัดและระบุตัวได้ ไม่ควรเขียนเพียง “a delegation from Thailand” โดยไม่มีรายชื่อ

• ชื่อเต็มของผู้เดินทางทุกคน
• เพศและวันเดือนปีเกิดของแต่ละคน
• เลขหนังสือเดินทางเมื่อเลือกใส่
• ตำแหน่งและบทบาทของแต่ละคน
• ช่วงวันเดินทาง หากแต่ละคนเดินทางไม่พร้อมกัน
• ผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายของแต่ละราย

กรณีต้องการเดินทางหลายครั้ง

ไม่ควรเขียนเพียงคำว่า “Please grant a multiple-entry visa” โดยไม่มีเหตุผล หากธุรกิจต้องมีการประชุม ตรวจสินค้า หรือเจรจาหลายรอบ ควรอธิบายรูปแบบความร่วมมือ ระยะเวลาที่คาดว่าจะเดินทาง และเหตุผลทางธุรกิจตามความจริง

10. ตัวอย่างโครงสร้างจดหมายเชิญวีซ่าธุรกิจจีน

ตัวอย่างนี้เป็นเพียงโครงสร้างสำหรับให้บริษัทผู้เชิญจัดทำจากข้อมูลจริง ไม่ควรคัดลอกแล้วเติมข้อมูลที่ไม่สามารถตรวจสอบได้

11. ข้อผิดพลาดในจดหมายเชิญที่ควรแก้ก่อนยื่น

12. Checklist ตรวจจดหมายเชิญก่อนส่งคำร้อง

13. จดหมายเชิญเป็นเพียงหนึ่งส่วนของเอกสารวีซ่าธุรกิจจีน

การมีจดหมายเชิญครบองค์ประกอบไม่ได้หมายความว่าคำร้องจะพร้อมยื่นโดยอัตโนมัติ ผู้สมัครยังต้องตรวจเอกสารพื้นฐาน แบบฟอร์มออนไลน์ รูปถ่าย สถานะการพำนักในประเทศไทย และเอกสารประกอบตามสัญชาติหรือกรณีของตนเอง

สำหรับผู้ยื่นที่ไม่ใช่สัญชาติไทย ศูนย์รับคำร้องในกรุงเทพฯ ระบุให้ใช้หนังสือเดินทางที่มีวีซ่าหรือสถานะพำนักไทยที่ยังใช้ได้ พร้อมตราเข้าประเทศไทยล่าสุด และผู้สมัครต้องอยู่ในประเทศไทยในช่วงยื่นตามเงื่อนไขของศูนย์

ก่อน ทำวีซ่า ควรตรวจให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์เป็นกิจกรรมธุรกิจที่ตรงกับประเภท M ไม่ใช่การทำงานหรือกิจกรรมที่ต้องได้รับอนุญาตประเภทอื่น

หากต้องการจัดทำหรือปรับ จดหมายเชิญ ต้องใช้ข้อเท็จจริงจากผู้เดินทางและบริษัทผู้เชิญเท่านั้น ไม่ควรสร้างคู่ค้า กิจกรรม ที่อยู่ ตราประทับ หรือลายเซ็นที่ไม่มีอยู่จริง

14. แหล่งข้อมูลทางการสำหรับตรวจข้อกำหนดล่าสุด

❓ คำถามที่ถามบ่อยเรื่องจดหมายเชิญวีซ่าธุรกิจจีน