การขอ วีซ่าเยอรมนี เพื่อธุรกิจผ่าน VFS Global ไม่ได้ยากแค่เรื่องการจองคิว แต่ยากตรงการวางเอกสารให้ถูกประเภท ถูกประเทศ และสอดคล้องกันทั้งชุด โดยเฉพาะเคสที่มีจดหมายเชิญจากบริษัทเยอรมัน มีแผนประชุมหลายวัน หรือมีการเดินทางต่อหลายประเทศในยุโรป

สำหรับคนไทยที่เดินทางระยะสั้นไปประชุม ดูงาน ติดต่อคู่ค้า หรือเข้าร่วมงานแสดงสินค้าในเยอรมนี โดยทั่วไปจะอยู่ในกลุ่ม วีซ่าเชงเก้น ระยะสั้น วัตถุประสงค์ธุรกิจ โดยสถานทูตเยอรมนีในไทยระบุว่า VFS Global เป็นผู้รับคำร้องวีซ่าเชงเก้นทุกประเภท ส่วนการพิจารณาผลวีซ่าเป็นหน้าที่ของสถานเอกอัครราชทูตฯ เท่านั้น

บทความนี้จะสรุปขั้นตอนแบบละเอียด ตั้งแต่ก่อนจองคิวจนถึงวันรับหนังสือเดินทางคืน พร้อมจุดที่คนพลาดบ่อย เช่น เลือกประเทศยื่นผิด จดหมายเชิญไม่ชัด Statement ไม่สัมพันธ์กับค่าใช้จ่าย หรือกรอกแบบฟอร์มไม่ตรงกับเอกสาร

1. VFS Global มีหน้าที่อะไรในการยื่นวีซ่าเยอรมนี?

VFS Global เป็นศูนย์รับคำร้องที่เป็นตัวแทนอย่างเป็นทางการของสถานทูตเยอรมนีในประเทศไทยสำหรับการรับคำร้องวีซ่าเชงเก้น โดยผู้สมัครสามารถใช้เว็บไซต์ VFS เพื่อเริ่มดูข้อมูลประเภทวีซ่า จองนัดหมาย ตรวจที่ตั้งศูนย์ยื่น และติดตามสถานะคำร้องได้

อย่างไรก็ตาม VFS ไม่ใช่ผู้อนุมัติวีซ่า หน้าที่หลักของ VFS คือรับเอกสาร รับคำร้อง รับค่าธรรมเนียม/ค่าบริการที่เกี่ยวข้อง เก็บข้อมูลชีวมิติ และส่งคำร้องเข้าสู่กระบวนการพิจารณา การตัดสินผลยังเป็นหน้าที่ของสถานเอกอัครราชทูตเยอรมนีเท่านั้น

2. ขั้นตอนที่ 1: เช็กก่อนว่าเยอรมนีเป็นประเทศที่ควรยื่นหรือไม่

ก่อนเริ่มกรอกแบบฟอร์มหรือจองคิว ต้องเช็กก่อนว่า “ควรยื่นกับเยอรมนีจริงไหม” โดยเฉพาะเคสที่เดินทางหลายประเทศในยุโรป เพราะหลักของวีซ่าเชงเก้นคือควรยื่นกับประเทศที่เป็นจุดหมายหลักของทริป

ถ้าคุณไปประชุมที่แฟรงก์เฟิร์ต 3 วัน แล้วเที่ยวต่อฝรั่งเศส 8 วัน อาจต้องดูให้ละเอียดว่าเยอรมนียังเป็นประเทศหลักของทริปหรือไม่ แต่ถ้าวัตถุประสงค์หลักคือประชุม ดูงาน หรืองาน Messe Frankfurt และเยอรมนีเป็นประเทศหลักตามแผน ก็มีเหตุผลในการยื่นกับเยอรมนี

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

3. ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทวีซ่าธุรกิจให้ถูก

เมื่อยืนยันแล้วว่าเยอรมนีเป็นประเทศที่ควรยื่น ขั้นต่อไปคือเลือกวัตถุประสงค์ให้ตรงกับกิจกรรมจริง หากเดินทางเพื่อประชุม ดูงาน ติดต่อคู่ค้า เจรจาธุรกิจ หรืองานแสดงสินค้า โดยทั่วไปจะอยู่ในกลุ่มวีซ่าเชงเก้นระยะสั้นเพื่อธุรกิจ ไม่ใช่วีซ่าท่องเที่ยวล้วน

ถ้ากิจกรรมมีลักษณะทำงานจริงในเยอรมนี เช่น ทำงาน onsite ติดตั้งระบบ รับค่าจ้างในเยอรมนี หรืออยู่ทำโปรเจกต์ระยะยาว ควรตรวจเงื่อนไขวีซ่าประเภทอื่นจากแหล่งทางการก่อนยื่น ไม่ควรเลือกธุรกิจเพียงเพราะเป็นทริปเกี่ยวกับงาน

4. ขั้นตอนที่ 3: เตรียมเอกสารวีซ่าธุรกิจเยอรมนี

สถานทูตเยอรมนีในไทยมีคำแนะนำการจัดเรียงเอกสารสำหรับวีซ่าเพื่อการติดต่อธุรกิจ เช่น สำเนาหนังสือเดินทาง แบบฟอร์มพร้อมรูปถ่าย หนังสือจากบริษัทผู้เชิญในเยอรมนี หนังสือรับรองการทำงาน เอกสาร/หลักฐานอื่น ๆ เช่น บัญชีธนาคาร และหลักฐานประกันสุขภาพและอุบัติเหตุ

แต่ในทางปฏิบัติ เอกสารของแต่ละคนอาจต่างกันตามสถานะ เช่น พนักงานบริษัท เจ้าของบริษัท ฟรีแลนซ์ ธุรกิจออนไลน์ หรือผู้ที่ไปงานแฟร์ จึงควรจัดเอกสารให้ตอบคำถามหลักของเคส ไม่ใช่แค่แนบตามรายการแบบไม่อธิบายบริบท

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

5. ขั้นตอนที่ 4: กรอกแบบฟอร์ม VIDEX

VIDEX คือแบบฟอร์มคำร้องวีซ่าเชงเก้นของเยอรมนีที่ใช้กรอกข้อมูลผู้สมัคร จุดหมายการเดินทาง วัตถุประสงค์ ระยะเวลาพำนัก ผู้เชิญ ค่าใช้จ่าย และรายละเอียดอื่น ๆ ก่อนพิมพ์ออกมาใช้ประกอบการยื่น

จุดที่ต้องระวังคือข้อมูลใน VIDEX ต้องตรงกับเอกสารทั้งหมด เช่น วันที่เดินทางต้องตรงกับตั๋วและประกัน ชื่อผู้เชิญต้องตรงกับจดหมายเชิญ ที่พักต้องสอดคล้องกับแผนเดินทาง และวัตถุประสงค์ต้องตรงกับจดหมายเชิญหรือเอกสารงานแฟร์

6. ขั้นตอนที่ 5: จองคิว VFS Global

เมื่อเตรียมเอกสารหลักและแบบฟอร์มแล้ว ขั้นต่อไปคือจองคิว VFS Global ผ่านเว็บไซต์ทางการของ VFS สำหรับ Germany Thailand โดยควรเลือกประเภทคำร้องและศูนย์ยื่นให้ถูกต้องตามระบบที่เปิดให้บริการ ณ เวลานั้น

สถานทูตเยอรมนีระบุว่าสามารถยื่นคำร้องวีซ่าเชงเก้นล่วงหน้าได้สูงสุด 6 เดือนก่อนวันเดินทาง ดังนั้นหากเป็นเคสธุรกิจที่รู้วันประชุมหรือวันงานแฟร์ล่วงหน้า ควรจองคิวและเตรียมเอกสารเร็ว ไม่ควรรอจนใกล้วันเดินทาง

7. ขั้นตอนที่ 6: ไปยื่นเอกสารที่ VFS ในวันนัด

วันยื่นควรไปให้ตรงเวลา เตรียมเอกสารฉบับจริงและสำเนาตาม Checklist ล่าสุด พร้อมจัดเรียงเอกสารให้ตรวจง่าย หากเอกสารบางอย่างต้องแปลหรือมีรูปแบบเฉพาะ ควรเตรียมให้เสร็จก่อนวันนัด ไม่ควรไปแก้หน้าศูนย์แบบเร่งรีบ

โดยทั่วไปขั้นตอนในวันยื่นอาจรวมถึงการตรวจเอกสารเบื้องต้น รับคำร้อง ชำระค่าธรรมเนียมวีซ่าและค่าบริการ VFS ตามระบบ เก็บข้อมูลชีวมิติ เช่น ลายนิ้วมือและรูปถ่าย และรับใบเสร็จหรือเลขอ้างอิงสำหรับติดตามสถานะ

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

8. ขั้นตอนที่ 7: ติดตามสถานะและรับหนังสือเดินทางคืน

หลังยื่นเอกสารแล้ว ผู้สมัครจะได้รับข้อมูลอ้างอิงหรือใบเสร็จสำหรับติดตามสถานะตามระบบของ VFS สามารถตรวจสถานะผ่านช่องทางที่ VFS ระบุไว้ หรือรออีเมล/SMS หากเลือกบริการแจ้งเตือนที่เกี่ยวข้อง

เมื่อมีผลการพิจารณาและหนังสือเดินทางถูกส่งกลับมายังศูนย์หรือจัดส่งตามบริการที่เลือก ผู้สมัครจึงรับหนังสือเดินทางคืนและตรวจข้อมูลในสติกเกอร์วีซ่า หากได้รับวีซ่าแล้ว ควรตรวจชื่อ เลข Passport วันเริ่ม-หมดอายุ จำนวนวันที่อนุญาต และจำนวนครั้งเข้าให้ละเอียด

9. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการยื่นผ่าน VFS

VFS เป็นจุดรับคำร้อง แต่ความแข็งของเคสขึ้นอยู่กับเอกสารที่คุณยื่นไป ดังนั้นการเตรียมเอกสารผิดตั้งแต่ต้นอาจทำให้เคสอ่านยาก แม้ว่าจะจองคิวและยื่นเอกสารได้ตามขั้นตอนแล้วก็ตาม

เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

10. Checklist เตรียมตัวก่อนกดจองคิว VFS

ถ้ายังไม่แน่ใจว่าเอกสารพร้อมพอหรือยัง ให้ใช้ Checklist นี้ตรวจรอบแรกก่อนจองคิวหรือก่อนถึงวันยื่นจริง

11. แหล่งข้อมูลทางการที่ควรตรวจสอบก่อนยื่นจริง

ข้อมูลเกี่ยวกับการยื่นผ่าน VFS, คิว, ค่าธรรมเนียม, Checklist, ระยะเวลาพิจารณา และระบบนัดหมายอาจเปลี่ยนแปลงได้ ควรตรวจจากแหล่งทางการก่อนจองคิวและก่อนวันยื่นจริงเสมอ

❓ คำถามที่ถามบ่อย (FAQ)