เมื่อบริษัทไทยต้องไปทำธุรกิจต่างประเทศ เช่น เปิดบริษัทสาขา เปิดบัญชีธนาคาร สมัครเป็นคู่ค้าต่างประเทศ เข้าร่วมประมูล เซ็นสัญญา แต่งตั้งตัวแทน ยื่นเอกสารลงทุน หรือยื่นวีซ่าธุรกิจ เอกสารบริษัทภาษาไทยหลายใบอาจต้องแปลและรับรองก่อนใช้จริง

ปัญหาที่พบบ่อยคือบริษัทเตรียมเอกสารจากมุมของคนไทย เช่น หนังสือรับรองบริษัท ภ.พ.20 งบการเงิน หรือหนังสือมอบอำนาจ แต่ปลายทางต่างประเทศต้องการรูปแบบเฉพาะ เช่น certified translation, company affidavit, notarized power of attorney, legalized corporate documents หรือเอกสารที่ออกเป็นภาษาอังกฤษจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยตรง

Co Journey Visa ให้บริการแปลเอกสารและช่วยตรวจชุดเอกสารบริษัทสำหรับใช้ต่างประเทศ รวมถึงเอกสารที่เกี่ยวกับทำวีซ่าธุรกิจหรือวีซ่าทำงาน เพื่อให้เอกสารบริษัท กรรมการ ผู้ถือหุ้น การเงิน และหนังสือมอบอำนาจสอดคล้องกับปลายทางที่รับเอกสารจริง

1. เริ่มจากวัตถุประสงค์ธุรกิจก่อน ไม่ใช่เริ่มจากการแปล

เอกสารบริษัทชุดเดียวกันอาจใช้ต่างกันตามวัตถุประสงค์ เช่น เปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศอาจต้องเน้นโครงสร้างบริษัท กรรมการ ผู้ถือหุ้น และแหล่งเงิน ส่วนการสมัครคู่ค้าอาจเน้นหนังสือรับรองบริษัท ภ.พ.20 ใบอนุญาต และงบการเงิน ขณะที่การยื่นวีซ่าธุรกิจอาจเน้นจดหมายเชิญ สัญญาธุรกิจ หนังสือรับรองงาน และเอกสารบริษัทที่ยืนยันความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

หมายเหตุ: เลื่อนตารางซ้าย-ขวาได้บนมือถือ

2. เอกสารบริษัทหลักที่มักต้องใช้ต่างประเทศ

เอกสารบริษัทหลักมีหน้าที่พิสูจน์ว่าบริษัทมีตัวตนจริง จดทะเบียนถูกต้อง ใครเป็นกรรมการ ใครลงนามได้ และมีวัตถุประสงค์ประกอบธุรกิจอะไร เอกสารกลุ่มนี้มักถูกขอในเกือบทุกงานธุรกิจต่างประเทศ

3. หนังสือรับรองนิติบุคคลและเอกสารจาก DBD

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า หรือ DBD เป็นแหล่งเอกสารสำคัญของนิติบุคคลไทย เช่น หนังสือรับรองบริษัทและเอกสารจดทะเบียนต่าง ๆ ปัจจุบันมีบริการหนังสือรับรองนิติบุคคลภาษาอังกฤษหรือ Business Registration Certificate ซึ่งบางปลายทางอาจรับเป็นเอกสารภาษาอังกฤษจากหน่วยงานรัฐโดยตรง

4. เอกสารภาษี งบการเงิน และเอกสารธนาคาร

เอกสารภาษีและการเงินใช้พิสูจน์ว่าบริษัทดำเนินธุรกิจจริง มีรายได้ มีสถานะภาษี และมีความสามารถทางการเงินเพียงพอสำหรับธุรกรรมต่างประเทศ

หากเอกสารการเงินบริษัทต้องใช้ประกอบวีซ่าธุรกิจหรือวีซ่าทำงาน ควรตรวจร่วมกับStatement และจดหมายอธิบายธุรกิจ เพื่อให้ภาพรวมการเงินและธุรกรรมอ่านเข้าใจง่าย

5. เอกสารกรรมการ ผู้ถือหุ้น และผู้มีอำนาจลงนาม

ธุรกิจต่างประเทศจำนวนมากต้องตรวจว่าใครเป็นผู้ควบคุมบริษัท ใครลงนามแทนบริษัทได้ และผู้ลงนามมีอำนาจถูกต้องหรือไม่ เอกสารกรรมการและผู้ถือหุ้นจึงสำคัญมาก โดยเฉพาะงานธนาคาร KYC, compliance, investment และสัญญาระหว่างประเทศ

6. หนังสือมอบอำนาจบริษัทสำหรับต่างประเทศ

หนังสือมอบอำนาจบริษัท หรือ Corporate Power of Attorney ใช้เมื่อบริษัทมอบหมายให้กรรมการ พนักงาน ทนายความ ตัวแทน หรือคู่ค้า ดำเนินการแทนบริษัทในต่างประเทศ เช่น เปิดบัญชี ลงนามเอกสาร ยื่นเอกสารราชการ รับเอกสาร หรือเจรจาธุรกิจ

หากหนังสือมอบอำนาจใช้กับต่างประเทศ ควรตรวจว่าเอกสารต้องแปล รับรองลายเซ็น Notary หรือรับรองนิติกรณ์หรือไม่ และถ้าให้บุคคลอื่นดำเนินการเอกสารในไทยแทน สามารถอ่านแนวทางเรื่องใบมอบอำนาจประกอบได้

7. สัญญาธุรกิจ ใบอนุญาต และเอกสารคู่ค้า

นอกจากเอกสารจดทะเบียนบริษัทแล้ว เอกสารที่เกี่ยวกับธุรกรรมจริง เช่น สัญญาซื้อขาย สัญญาตัวแทน ใบอนุญาต ใบรับรองสินค้า หรือเอกสารส่งออก อาจต้องแปลและรับรองตามข้อกำหนดคู่ค้า ธนาคาร หรือหน่วยงานรัฐปลายทาง

8. แปลรับรอง Notary รับรองกงสุล หรือ Legalization ต่างกันอย่างไร

คำเหล่านี้มักทำให้บริษัทสับสน เพราะบางปลายทางบอกแค่ว่า “certified documents” แต่ความจริงอาจหมายถึง certified translation, notarized copy, consular legalization หรือเอกสารที่ออกจากหน่วยงานรัฐโดยตรง

9. เอกสารบริษัทที่เกี่ยวกับวีซ่าธุรกิจหรือวีซ่าทำงาน

หากบริษัทต้องใช้เอกสารเพื่อยื่นวีซ่าธุรกิจ วีซ่าทำงาน หรือวีซ่าเข้าร่วมประชุม เอกสารบริษัทควรช่วยยืนยันความสัมพันธ์ทางธุรกิจ หน้าที่ของผู้เดินทาง และเหตุผลที่ต้องเดินทางไปต่างประเทศ

หากต้องใช้จดหมายอธิบายการเดินทางหรือจดหมายบริษัทประกอบวีซ่า สามารถดูบริการจดหมายประกอบวีซ่า เพื่อให้เอกสารบริษัทและเหตุผลการเดินทางอ่านสอดคล้องกัน

10. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

เอกสารบริษัทสำหรับต่างประเทศมักมีรายละเอียดเยอะกว่างานเอกสารส่วนบุคคล เพราะต้องตรวจทั้งข้อมูลนิติบุคคล ผู้ลงนาม ตราประทับ และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

11. เช็กลิสต์ก่อนส่งเอกสารบริษัทไปแปลรับรอง

ก่อนส่งเอกสารไปแปลหรือรับรอง ควรตรวจเป็นชุด ไม่ควรส่งทีละใบโดยไม่รู้ว่าปลายทางต้องใช้เอกสารไหนร่วมกัน เพราะเอกสารบริษัทต้องสอดคล้องกันทั้งชื่อบริษัท เลขทะเบียน ผู้ลงนาม และวัตถุประสงค์ธุรกิจ

12. แหล่งข้อมูลทางการที่ควรตรวจสอบ

เอกสารบริษัทและขั้นตอนรับรองเพื่อใช้ต่างประเทศเปลี่ยนได้ตามหน่วยงาน ปลายทาง และวัตถุประสงค์ธุรกิจ ควรตรวจจากแหล่งทางการก่อนแปลหรือรับรองทุกครั้ง

13. ทำไมควรให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยตรวจเอกสารบริษัท

เอกสารบริษัทสำหรับต่างประเทศมีความเสี่ยงเรื่องรายละเอียดมาก เช่น ชื่อบริษัท คำแปลวัตถุประสงค์ธุรกิจ ผู้ลงนาม อำนาจกรรมการ ตราประทับ วันที่ออกเอกสาร และรูปแบบรับรอง หากทำผิดแม้จุดเล็ก ๆ อาจทำให้ธนาคาร คู่ค้า หรือหน่วยงานปลายทางตีกลับเอกสารได้

ทีม Co Journey Visa ช่วยตรวจเอกสารก่อนแปล แยกชุดเอกสารตามวัตถุประสงค์ ตรวจคำแปลธุรกิจให้สอดคล้องกัน และช่วยวางลำดับรับรองเอกสาร เช่น certified translation, รับรองนิติกรณ์, Notary หรือสถานทูตปลายทางตามความต้องการจริง

❓ คำถามที่ถามบ่อย (FAQ)