เตรียมตัวให้พร้อมแบบมืออาชีพ จัดการเอกสารให้ผู้บริหารได้อย่างไร้กังวล
เมื่อองค์กรต้องส่งผู้บริหารเดินทางไปต่างประเทศ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อประชุม เซ็นสัญญา หรือร่วมงานระดับนานาชาติ ฝ่าย HR มักเป็นด่านแรกที่ต้องจัดเตรียมทุกอย่างให้พร้อม โดยเฉพาะ “เรื่องวีซ่า” ที่มักซับซ้อน มีรายละเอียดเฉพาะประเทศ และต้องใช้เอกสารจำนวนมาก พร้อมจัดการเวลาอย่างแม่นยำ
เพื่อให้งานเดินทางราบรื่น และภาพลักษณ์ขององค์กรดูมืออาชีพ เราได้รวบรวม “เช็คลิสต์ที่ HR ต้องรู้” เมื่อต้องขอวีซ่าให้ผู้บริหาร พร้อมเคล็ดลับลดความเสี่ยงจากการถูกปฏิเสธวีซ่า
1. ตรวจสอบประเภทวีซ่าให้ตรงจุดประสงค์
สิ่งแรกที่ HR ต้องทำคือระบุวัตถุประสงค์การเดินทางให้ชัดเจน เช่น
ประชุมหรือเซ็นสัญญา = วีซ่าธุรกิจ (Business Visa)
ร่วมสัมมนาหรือบรรยาย = วีซ่าระยะสั้นหรือวีซ่าธุรกิจ
เยี่ยมชมสาขา = บางประเทศอาจขอเป็น Work Visa ชั่วคราว
✅ หากเลือกประเภทผิด มีโอกาสถูกปฏิเสธวีซ่าสูง หรือต้องยื่นใหม่ เสียเวลาโดยไม่จำเป็น
2. เตรียมเอกสารบริษัทให้พร้อม
เอกสารขององค์กรมีความสำคัญเทียบเท่ากับเอกสารของผู้เดินทาง โดยควรมี:
หนังสือรับรองบริษัท ภาษาอังกฤษ (อัปเดตไม่เกิน 3 เดือน)
จดหมายเชิญจากบริษัทปลายทาง (ถ้ามี)
Letter of Guarantee หรือหนังสือรับรองจากฝ่ายบริหาร/HR
หลักฐานทางการเงินของบริษัท (บางประเทศอาจร้องขอ)
รายละเอียดแผนการเดินทาง และกำหนดการทำงาน
3. ตรวจสอบพาสปอร์ตและเอกสารส่วนตัวของผู้บริหาร
หนังสือเดินทางที่มีอายุเหลืออย่างน้อย 6 เดือน
รูปถ่ายตามมาตรฐานวีซ่าประเทศปลายทาง
หลักฐานทางการเงิน เช่น สำเนาสเตทเมนต์ย้อนหลัง 3-6 เดือน
ประวัติการเดินทางย้อนหลัง (หากจำเป็น)
หลักฐานตำแหน่งผู้บริหาร เช่น หนังสือแต่งตั้ง หรือจดหมายรับรองตำแหน่งจากบริษัท
4. วางแผนล่วงหน้าให้มีเวลาเพียงพอ
บางประเทศอาจใช้เวลาดำเนินการ 2-4 สัปดาห์ หรือมากกว่านั้น หากยื่นช่วงพีค เช่นก่อนเทศกาล
✅ แนะนำให้วางแผนล่วงหน้า 1-2 เดือน โดยเฉพาะหากผู้บริหารมีแผนเดินทางหลายประเทศในรอบเดียว
5. ใช้บริการมืออาชีพ ช่วยลดความเสี่ยง
แม้ HR จะมีประสบการณ์ด้านเอกสาร แต่รายละเอียดวีซ่าในแต่ละประเทศมีความแตกต่างและปรับเปลี่ยนบ่อย การใช้บริการจากทีมผู้เชี่ยวชาญจะช่วยให้
ลดโอกาสวีซ่าถูกปฏิเสธ
ประหยัดเวลาการเตรียมเอกสาร
แก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างมืออาชีพ
สร้างความมั่นใจให้ผู้บริหารว่าสามารถเดินทางได้ตามแผนอย่างราบรื่น
Co Journey Visa – ผู้ช่วย HR ที่คุณวางใจได้
เรามีประสบการณ์ดูแลวีซ่าผู้บริหารระดับสูงจากหลายองค์กร ทั้งเอกชนขนาดใหญ่และธุรกิจข้ามชาติ ด้วยบริการที่รวดเร็ว รอบคอบ และเข้าใจบริบทขององค์กรไทย
รับดูแลตั้งแต่ตรวจสอบเอกสาร วางแผนวันยื่น และประสานงานสถานทูต
พร้อมให้คำปรึกษาแบบเร่งด่วน หากมีแผนเดินทางด่วน หรือต้องออกวีซ่าหลายประเทศในคราวเดียว
มีทีมงานเฉพาะทางดูแลทั้งวีซ่าเชงเก้น วีซ่าอังกฤษ วีซ่าสหรัฐ วีซ่าจีน และอีกกว่า 80 ประเทศทั่วโลก
อย่าให้เรื่องวีซ่าชะลอภารกิจสำคัญของผู้บริหาร
ให้ Co Journey Visa ช่วยดูแลแทนคุณ ด้วยความเข้าใจธุรกิจและความเชี่ยวชาญที่เชื่อถือได้
📞 สอบถามหรือขอคำปรึกษาฟรี!
โทร: 080-841-2543
LINE: @cojourneyvisa
Email: cojourneyvisa@gmail.com
เว็บไซต์: www.cojourneyvisa.com