HR มือใหม่ต้องรู้อะไรบ้างก่อนขอวีซ่าให้ผู้บริหาร?
เตรียมตัวให้รอบคอบ ตั้งแต่เลือกประเภทวีซ่าจนถึงวันเดินทาง
สำหรับ HR หรือผู้ช่วยผู้บริหารที่เพิ่งเริ่มรับหน้าที่ดูแลการขอวีซ่าให้เจ้านาย
สิ่งที่หลายคนเจอคือ ไม่แน่ใจว่าต้องเริ่มจากตรงไหน ต้องเตรียมอะไร หรือเลือกวีซ่าแบบไหนดี
บทความนี้จะช่วยปูพื้นฐานให้คุณเข้าใจตั้งแต่ต้น พร้อมเทคนิคที่ช่วยให้การขอวีซ่าราบรื่น
และไม่เสียเวลาไปกลับแก้เอกสารหลายรอบ
1. เลือก “ประเภทวีซ่า” ให้เหมาะกับวัตถุประสงค์
สิ่งแรกที่ HR ต้องรู้คือ “ผู้บริหารจะเดินทางไปทำอะไร?”
เพราะการเลือกวีซ่าผิดตั้งแต่ต้น อาจทำให้วีซ่าถูกปฏิเสธได้เลย
วัตถุประสงค์ | วีซ่าที่ควรเลือก |
เดินทางประชุม / เจรจา / ดูงาน | วีซ่าธุรกิจ (Business Visa) |
เดินทางไปเซ็นสัญญา / ทำงาน onsite | Work Visa / Employment Visa |
ท่องเที่ยวหรือพักผ่อน | วีซ่าท่องเที่ยว (Tourist Visa) |
เข้าร่วมงานแสดงสินค้า | Business Visa พร้อมเอกสารเชิญจากผู้จัดงาน |
2. เอกสารจากบริษัทต้องมีอะไรบ้าง?
ในฐานะ HR คุณควรเป็นผู้จัดเตรียมเอกสารที่เป็นทางการจากองค์กรให้พร้อม ได้แก่
หนังสือรับรองการทำงาน (Employment Letter)
ระบุชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือน จุดประสงค์ของการเดินทาง และยืนยันว่าบริษัทจะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายจดหมายรับรองจากบริษัท (Business Cover Letter)
ใช้ประกอบใบสมัครวีซ่า ยิ่งกรณีที่ไปพบลูกค้า เซ็นสัญญา หรือร่วมงานสำคัญ ต้องระบุรายละเอียดให้ชัดหลักฐานการจดทะเบียนบริษัท (เฉพาะกรณีวีซ่าธุรกิจ)
เช่น หนังสือรับรองบริษัท, ภพ.20, บอจ.5 ฯลฯStatement บริษัท (กรณีบริษัทออกค่าใช้จ่าย)
เพื่อยืนยันว่าบริษัทมีความพร้อมในการดูแลค่าใช้จ่ายระหว่างเดินทาง
3. เตรียมเอกสารส่วนตัวของผู้บริหารให้ครบ
พาสปอร์ต (อายุคงเหลือไม่น้อยกว่า 6 เดือน)
รูปถ่ายตามเกณฑ์ของสถานทูต
เอกสารการเงินส่วนตัว (ในบางประเทศ)
แผนการเดินทางหรือตั๋วเครื่องบิน-ที่พัก (ถ้ามีแล้ว)
4. ตรวจสอบสถานที่ยื่นและเวลารอวีซ่า
แต่ละประเทศมีศูนย์ยื่นวีซ่าต่างกัน เช่น VFS, TLS, BLS
บางประเทศต้องสัมภาษณ์ เช่น สหรัฐอเมริกา
เวลาดำเนินการแตกต่างกัน ตั้งแต่ 5 วัน – 4 สัปดาห์
→ HR ควรยื่นล่วงหน้าอย่างน้อย 3-4 สัปดาห์ก่อนเดินทาง
5. สิ่งที่ HR มือใหม่พลาดบ่อย
กรอกฟอร์มผิดพลาด เช่น DS-160 ของสหรัฐ
ใช้หนังสือรับรองเก่าเกิน 1 เดือน
ลืมแนบเอกสารที่แสดงความเกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ไปเยี่ยม
จองตั๋วก่อนวีซ่าผ่าน (เสี่ยงมาก)
6. ให้ Co Journey Visa ช่วยดูแล ตั้งแต่เริ่มจนได้วีซ่า
หากคุณยังไม่มั่นใจว่าจะจัดการเอกสารอย่างไร หรือมีเวลาเตรียมตัวจำกัด
Co Journey Visa พร้อมช่วย
✅ วิเคราะห์ประเภทวีซ่าที่เหมาะ
✅ จัดชุดเอกสารตามมาตรฐานสถานทูตแต่ละประเทศ
✅ กรอกแบบฟอร์ม กำหนดนัดหมาย และเตรียมตัวสัมภาษณ์
✅ ดูแลทั้งผู้บริหารและทีม HR แบบ One-on-One
เปลี่ยนเรื่องขอวีซ่าที่วุ่นวาย ให้เป็นเรื่องง่ายสำหรับ HR ทุกระดับ ด้วยมืออาชีพของเรา
Co Journey Visa – ผู้ช่วยเบื้องหลังความสำเร็จขององค์กรคุณ
📞 สอบถามหรือขอคำปรึกษาฟรี!
โทร: 080-8412543 / 061-0312188
LINE: @cojourneyvisa
Email: cojourneyvisa@gmail.com
เว็บไซต์: www.cojourneyvisa.com