ในองค์กรยุคใหม่ที่มีการส่งพนักงานไปต่างประเทศเพื่อประชุม อบรม หรือทำงาน การขอวีซ่ากลายเป็นขั้นตอนสำคัญที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์และความต่อเนื่องของงาน แต่หลายองค์กรยังคงมอบหมายให้ฝ่าย HR จัดการทั้งหมด ทั้งที่ความจริงแล้ว การขอวีซ่าไม่ใช่งานหลักของ HR และอาจนำไปสู่ความเสี่ยงที่คาดไม่ถึง
ต่อไปนี้คือ 5 เหตุผลสำคัญว่าทำไม HR ไม่ควรรับภาระจัดการวีซ่าพนักงานเอง:
1. กฎระเบียบวีซ่าแต่ละประเทศซับซ้อน และเปลี่ยนแปลงบ่อย
วีซ่าประเภทเดียวกัน เช่น วีซ่าธุรกิจ อาจมีข้อกำหนดต่างกันในแต่ละประเทศ เช่น ต้องใช้จดหมายเชิญแบบเฉพาะ มีรูปแบบการแปลเอกสาร หรือระยะเวลาการอนุมัติที่ต่างกัน ซึ่งหาก HR ไม่มีความรู้เฉพาะทาง อาจนำไปสู่การยื่นเอกสารผิดประเภท หรือถูกปฏิเสธโดยไม่จำเป็น
2. เบียดบังเวลาและงานหลักของฝ่าย HR
การจัดเตรียมเอกสาร นัดหมาย ยื่นเรื่อง ติดตามผล และแก้ไขเอกสารเป็นงานที่ใช้เวลามากและต้องการความละเอียด ซึ่งเป็นการเบียดบังเวลาจากงานหลักของ HR เช่น การบริหารบุคลากร การสรรหาคน หรือการอบรมภายใน
3. ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย อาจทำให้แผนงานทั้งโครงการสะดุด
กรณีวีซ่าล่าช้า ถูกปฏิเสธ หรือขาดเอกสารบางอย่าง อาจทำให้พนักงานเดินทางไม่ทันการประชุมระดับนานาชาติ พลาดการอบรมสำคัญ หรือส่งผลต่อชื่อเสียงขององค์กรกับคู่ค้าต่างประเทศ
4. งานวีซ่ามีรายละเอียดเฉพาะทางที่ต้องใช้ประสบการณ์
เช่น ต้องรู้ว่าประเทศไหนต้องแปลเอกสารโดยผู้แปลรับรอง, ประเทศไหนต้องใช้จดหมายจากกระทรวงในประเทศปลายทาง, หรือบางสถานทูตมีช่วงเวลายื่นพิเศษหรือระบบนัดยากมาก หากไม่มีประสบการณ์ตรง อาจเสียเวลาและเสียโอกาส
5. มีความเสี่ยงด้านความรับผิดชอบ (Liability) ต่อองค์กร
หากมีข้อผิดพลาดด้านเอกสาร วีซ่าปลอม หรือเข้าใจเงื่อนไขผิด จนอาจทำให้พนักงานถูกปฏิเสธเข้าประเทศ หรือถูกระงับการเดินทาง องค์กรอาจเผชิญปัญหาทางกฎหมายหรือความเสียหายเชิงชื่อเสียง
ทางเลือกที่ดีกว่า: ให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลแทน
Co Journey Visa ช่วยให้องค์กรของคุณ:
ไม่ต้องเสียเวลาศึกษากฎใหม่ ๆ ของแต่ละประเทศ
ลดภาระ HR ให้โฟกัสกับงานหลัก
มั่นใจว่าวีซ่าทุกใบยื่นครบ ถูกต้อง ตรงเวลา
มีทีมงานดูแลพนักงานตั้งแต่เตรียมเอกสารถึงได้รับวีซ่า
บริการครอบคลุมทั่วโลก พร้อมปรับให้เหมาะกับแผนเดินทางของแต่ละองค์กร
📌 หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วยด้านวีซ่าสำหรับพนักงานบริษัท ติดต่อเราเพื่อพูดคุยรายละเอียดเพิ่มเติมได้เลยที่
👉 https://cojourneyvisa.com