บริษัทควรเตรียมอะไรเมื่อต้องส่งพนักงานไปต่างประเทศ?
ในยุคที่ธุรกิจระดับโลกมีการขยายตัวอย่างรวดเร็ว การส่งพนักงานไปปฏิบัติงานต่างประเทศไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญสำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างเครือข่าย พัฒนาโครงการ หรือให้การสนับสนุนลูกค้าในต่างแดน
อย่างไรก็ตาม การเตรียมตัวส่งพนักงานไปต่างประเทศไม่ใช่แค่เรื่องของตั๋วเครื่องบินหรือการจองที่พัก แต่ต้องอาศัยความรอบคอบในหลายด้าน โดยเฉพาะในปี 2025 ที่ข้อกำหนดด้านการเข้าเมืองและแรงงานมีการเปลี่ยนแปลงไปตามสถานการณ์โลก
1. ตรวจสอบประเภทวีซ่าและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ประเภทวีซ่าที่อาจต้องใช้ ได้แก่:
Business Visa (วีซ่าธุรกิจ): สำหรับเข้าร่วมประชุม เจรจาธุรกิจ หรือฝึกอบรมระยะสั้น
Work Permit (ใบอนุญาตทำงาน): สำหรับพนักงานที่ต้องทำงานในต่างประเทศเกิน 30-90 วัน แล้วแต่กฎหมายของแต่ละประเทศ
Intra-Company Transfer Visa: สำหรับพนักงานที่โอนย้ายภายในบริษัทข้ามประเทศ
❗ ปี 2025 หลายประเทศมีการเข้มงวดในการยื่นวีซ่าทำงาน โดยเฉพาะประเทศในกลุ่มยุโรปและเอเชียตะวันออก เช่น ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ และสหภาพยุโรป
เอกสารพื้นฐานที่บริษัทต้องเตรียม:
หนังสือเดินทางพนักงาน (มีอายุเหลือไม่น้อยกว่า 6 เดือน)
จดหมายรับรองจากบริษัทต้นสังกัด
สัญญาจ้างงานหรืองานมอบหมายที่ชัดเจน
หนังสือเชิญจากบริษัทปลายทาง
หลักฐานการจองเที่ยวบินและที่พัก
ประกันสุขภาพและประกันการเดินทาง
เอกสารทางการเงิน (สำหรับบางประเทศที่ต้องแสดงสถานะทางการเงิน)
2. ประกันสุขภาพและประกันการเดินทาง
การส่งพนักงานไปต่างประเทศโดยไม่มีประกันครอบคลุมคือความเสี่ยงที่ไม่ควรมองข้าม
ประกันที่ควรพิจารณา:
ประกันสุขภาพต่างประเทศ: ครอบคลุมค่ารักษาพยาบาลและการเจ็บป่วยฉุกเฉิน
ประกันการเดินทาง: สำหรับการล่าช้า เที่ยวบินยกเลิก หรือกระเป๋าสูญหาย
ประกันความรับผิดในต่างประเทศ: โดยเฉพาะพนักงานที่ทำงานเชิงเทคนิคหรือด้านวิศวกรรม
3. การฝึกอบรมและเตรียมความพร้อมให้พนักงาน
แม้พนักงานจะมีความสามารถ แต่สภาพแวดล้อมใหม่อาจสร้างความเครียดหรือลดประสิทธิภาพได้
ควรมีการเตรียมความพร้อมในด้าน:
ความรู้ด้านวัฒนธรรมและมารยาทของประเทศปลายทาง
กฎหมายแรงงานเบื้องต้น
ความเข้าใจเรื่องภาษี เงินเดือน หรือสิทธิประโยชน์ที่เปลี่ยนไป
ความปลอดภัยในการเดินทางและที่พัก
4. ระบบการติดตามและสนับสนุนพนักงานในต่างประเทศ
บริษัทควรมี:
ช่องทางการติดต่อฉุกเฉิน กับพนักงานและสถานทูตไทย
รายงานการทำงานแบบออนไลน์ เพื่อประเมินผลอย่างต่อเนื่อง
ผู้ประสานงาน (Local Coordinator) หรือคู่ค้าท้องถิ่นที่สามารถให้คำแนะนำหรือช่วยเหลือได้
5. การวางแผนภาษีและการเงิน
บางประเทศมีข้อกำหนดเรื่อง “ภาษีรายได้จากต่างประเทศ” หรือการหักภาษี ณ ที่จ่ายซึ่งอาจกระทบต่อพนักงานหรือบริษัท
ควรปรึกษานักบัญชีหรือนักกฎหมายระหว่างประเทศ
พิจารณาวิธีการจ่ายเงินเดือน เช่น โอนผ่านบัญชีไทยหรือเปิดบัญชีต่างประเทศ
ตรวจสอบเรื่อง Double Tax Agreement (DTA) ระหว่างไทยกับประเทศปลายทาง
6. ให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลกระบวนการวีซ่า
ในปี 2025 ระบบขอวีซ่าหลายประเทศมีการย้ายไปใช้ระบบ e-Visa หรือระบบดิจิทัลทั้งหมด แต่ขั้นตอนอาจซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา
การใช้บริการบริษัทผู้เชี่ยวชาญอย่าง Co Journey Visa จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่า:
เอกสารครบ ถูกต้อง และเป็นปัจจุบัน
ลดความเสี่ยงเรื่องการถูกปฏิเสธวีซ่า
พนักงานได้รับคำแนะนำครบถ้วน ตั้งแต่ก่อนเดินทางจนถึงวันเดินทางกลับ
หากคุณต้องการคำปรึกษาหรือความช่วยเหลือในการยื่นวีซ่าและเตรียมเอกสารสำหรับพนักงาน
ติดต่อ Co Journey Visa – ผู้เชี่ยวชาญด้านวีซ่าธุรกิจและการเดินทางระหว่างประเทศ
📞 โทร: 080-841-2543
📧 อีเมล: cojourneyvisa@gmail.com
🌐 Line : @cojourneyvisa
📍 เปิดบริการ: ทุกวัน เวลา 09:00 – 18:00 น.